Formalności związane z procesem zatrudniania nowych pracowników

Każdy przedsiębiorca w czasie prowadzenia działalności gospodarczej wraz z rozwojem swojej firmy będzie rozważał zatrudnianie nowych pracowników. Warto wiedzieć, że wiąże się to z szeregiem formalności uzależnionych od rodzaju zawartej umowy.

Zatrudnianie pracowników – pozyskanie danych od kandydata do pracy

Rekrutację należy zacząć od pozyskania odpowiednich danych kandydata, by sporządzić dla niego umowę lub wysłać go na badania lekarskie. Jakie dane należy zebrać wskazuje art. 221 §1 Kodeksu pracy. Ponadto osoba ubiegająca się o stanowisko poza wypełnionym kwestionariuszem osobowym musi przedstawić swoje świadectwa pracy, wszelkiego rodzaju dyplomy oraz dokumenty potwierdzające osiągnięte kwalifikacje czy osiągnięcia zawodowe.

Wykonanie badań lekarskich

Osoba, która ma być zatrudniona na podstawie umowy zanim rozpocznie realizację swoich obowiązków powinna zostać poddana obowiązkowemu wstępnemu badaniu lekarskiemu. Określa ono brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zgodnie z Kodeksem pracy badania takie powinny odbywać się w godzinach pracy, a także na koszt pracodawcy. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie orzeczenia wydanego na podstawie przeprowadzonych badań, np. w części A akt osobowych zatrudnionego.

Podpisanie umowy o pracę

Umowa o pracę musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy przez zatrudnionego. W innym przypadku pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika musi potwierdzić pisemnie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy, a także jej warunków.

Szkolenie z zakresu BHP

Obowiązkiem pracodawcy jest przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zanim rozpocznie on realizację obowiązków służbowych. Nowy pracownik dzięki szkoleniu zdobywa wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonywania pracy we właściwy sposób, znając również zagrożenia występujące na jego stanowisku pracy.

Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne

Pracodawca w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę musi pracownikowi podać informacje o: dobowym i tygodniowym czasie pracy; częstotliwości wypłacania pensji; wymiarze urlopu wypoczynkowego; długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę; układzie zbiorowym pracy, do którego przynależy pracownik.

Zgłoszenie pracownika do ZUS-u

Art. 36 ust. 4 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na pracodawcę obowiązek zgłoszenia zatrudnionej osoby do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od chwili nawiązania stosunku pracy. Należy tego dokonać uzupełniając druk ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Pracodawca zobowiązany jest również do prowadzenia kartoteki pracowniczej dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Każdy pracownik powinien mieć oddzielne akta osobowe z podziałem na pięć części. Część A zawiera dokumenty zgromadzone podczas ubiegania się o pracę. W części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia danego pracownika. W części C przechowuje się dokumentację związaną z zakończeniem zatrudnienia. Część D zawiera dokumenty takie jak odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika, bądź inne odnoszące się do ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. W części E przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika albo kontrolą na obecność innych substancji.

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia

Pracodawca ma obowiązek wypłacenia wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu. Przepisy podają, że ma to odbyć się nie później niż do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Zatrudniony pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej minimalną pensję wynoszącą od stycznia 2023 roku 3490 zł brutto, a od lipca 3600 zł w przeliczeniu na pełny etat.

Obowiązek zgłoszenia pracownika do PPK

Po upływie trzech miesięcy zatrudnienia pracodawca zobowiązany jest zgłosić pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Rejestracja pracownika w PPK powinna nastąpić nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia.

Okresowe obowiązki pracodawcy związane z ZUS-em, US i PPK

Przedsiębiorca będąc płatnikiem składek ma obowiązek obliczania i przekazywania ich w odpowiednim terminie. W tym samym też terminie dokonać należy wpłaty składek na indywidualny rachunek składkowy. Oprócz opłacania składek ZUS pracodawca zatrudniający pracownika jest zobligowany także do wpłacania na swój mikrorachunek podatkowy zaliczki na podatek dochodowy. Aktualnie nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych PIT-4 za pracowników. Wystarczy opłacać zaliczkę na podatek z tego tytułu do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca.

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu roku

Oprócz wymienionych wyżej obowiązków pracodawca musi pamiętać jeszcze o wysłaniu do urzędu skarbowego za rok poprzedni deklaracji PIT-4R dotyczących pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracowników albo PIT-11 – informację o dochodach podatnika do 31 stycznia. Niezbędne jest także przekazanie pracownikowi do końca lutego PIT-11, jak również podanie informacji o opłaconych składkach i wypłaconych świadczeniach.

Polecane dla Ciebie

Jak sprawdzić status płatnika VAT w Unii Europejskiej korzystając z systemu VIES?

Wyszukanie informacji o kontrahencie w systemie VIES jest bardzo ważną czynnością, ponieważ od tego zależy prawidłowe rozliczenie z tytułu podatku VAT od zagranicznych transakcji w obrębie UE. W jakich sytuacjach należy sprawdzić status kontrahenta w systemie VIES oraz jak to robić? Jeżeli jako przedsiębiorca dokonujesz transakcji dostawy towarów w obrębie UE (WDT), weryfikacja statusu podatnika […]

Czytaj dalej

Indywidualne konto ZUS – skąd je wziąć i jak opłacać?

Indywidualny rachunek ZUS nazywany także numerem rachunku składkowego (NRS) jest specjalnym kontem założonym dla danej firmy, aby zgrupować wszystkie należności do ZUS w jednym miejscu. Instytucja ta dzięki temu ma możliwość łatwego i szybkiego sprawdzenia poprawności i terminowości. Taki indywidualny numer rachunku składkowego można pobrać na stronie internetowej ZUS. Inną możliwością jest sprawdzenie numeru rachunku […]

Czytaj dalej

Kluczowe kroki do sukcesu w planowaniu i realizacji

Wybór między pilnym a ważnym Przez całe życie nieustannie musimy wybierać pomiędzy rzeczami pilnymi a ważnymi. Często te pilne w perspektywie czasu nie mają jednak większego znaczenia i nie wnoszą zbyt dużo do życia. Rzeczy ważne natomiast w tej samej chwili nie przypominają, żeby się nimi zająć, ale skutki tego odczuje się po jakimś czasie. […]

Czytaj dalej