Z Krajowego Systemu e-Faktur korzyści mają czerpać zarówno przedsiębiorcy, jak i organy państwowe. Wdrożenie usługi e-faktur ma m.in. przyczynić się do szybkiego wykrywania przestępstw podatkowych i obniżenia luki VAT.
Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym.
Z podobnych systemów korzystają już m.in Portugalia, Hiszpania i Włochy. Podatnicy będą mogli korzystać z szybkiego, bezpiecznego i łatwego w obsłudze narzędzia, które przyczyni się do polepszenia i unowocześnienia prowadzenia działalności gospodarczej.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
W dniu 1 stycznia 2022 r. weszły w życie przepisy regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur na podstawie Ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych usług. Określenie ,,e-faktura” odnosi się do faktury wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. System ma służyć do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Krajowy System e-Faktur jest nowym rejestrem dokumentów, który prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej, będący zarazem administratorem danych w nim zawartych.
Zgodnie z ustawą Krajowy System e-Faktur ma pomóc w:
- nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz powiadamianiu podmiotów wyszczególnionych w art. 106nb (ustawa o podatku od towarów i usług) o tym, a także uwierzytelnianiu i weryfikacji uprawnień tych podmiotów;
- wystawianiu faktur ustrukturyzowanych;
- dostępie do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywaniu i przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczaniu faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym, który przydzielony został w Krajowym Systemie e-Faktur;
- analizie i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Dodatkowo, system będzie informował podmioty wymienione w art. 106nb o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a także nadanym numerze identyfikującym fakturze, dacie i czasie odrzucenia faktury w sytuacji jej niezgodności ze wzorem, niemożliwości wystawienia faktury z powodu braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
W jaki sposób działa Krajowy System e-faktur?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-faktur bazuje na wystawianiu faktur elektronicznych w specjalnym rejestrze i ich elektronicznym przekazywaniu odbiorcom. Podatnicy mogą pobierać faktury, które zostały im wystawione przez inne podmioty w formie ustrukturyzowanej. Uznaje się, że faktura jest wystawiona i doręczona w dniu, w którym system przydzieli dokumentowi numer identyfikacyjny.
Centralny rejestr faktur został stworzony, by ułatwić wystawianie faktur VAT przez przedsiębiorców i inne podmioty. Znajdziemy w nim wszystkie faktury wystawione w sposób ustandaryzowany, czyli według przyjętego wzoru. Ma to zmniejszyć ryzyko pomyłek, a także uprościć wystawianie faktur, dzięki czemu trafią one szybciej do odbiorcy. Podatnik nie będzie już musiał archiwizować papierowych dokumentów. Faktury będą przechowywane w systemie przez dziesięć lat. Nie będzie również konieczności wystawiania duplikatów faktur. Oryginalne dokumenty znaleźć będzie można w bazie przez cały czas i obie strony transakcji będą miały do nich dostęp. Nie trzeba będzie też przesyłać pliku JPK_FA, ponieważ organy skarbowe będą miały cały czas dostęp do wystawionych faktur. Zewnętrzne systemy księgowe będą mogły odczytywać i zaciągać faktury ustrukturyzowane, co wpłynie na zwiększenie efektywności pracy. Zgodnie z zapowiedziami od 1 stycznia 2022 r. wystawianie e-faktur (faktur ustrukturyzowanych) jest dobrowolne. Podatnicy mogą wystawić e-fakturę, fakturę standardową (papierową) lub elektroniczną. Dużym plusem korzystania z systemu ma być szybszy zwrot podatku VAT (40 dni). Natomiast od 1 stycznia 2023 r. z korzystanie z systemu e-faktur ma być obowiązkowe.
