Notę obciążeniową można spotkać w obrocie gospodarczym o wiele rzadziej, niż fakturę. Inna jej nazwa to nota księgowa, gdyż jest to prosty dokument wystawiony, by wykazać operacje, których przedsiębiorca nie mógł wykazać używając faktury. W skrócie – nota obciążeniowa ma służyć dokumentowaniu przychodów lub kosztów nie podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.
Cel wystawiania noty obciążeniowej
Nota obciążeniowa służy:
– przeniesieniu na nabywcę kosztów niepodlegających podatkowi VAT,
– skorygowaniu pomyłek, jakie pojawiły się w dokumentach księgowych,
– udokumentowaniu roszczenia związanego z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe,
– udokumentowaniu współpracy przedsiębiorcy z organizacją pozarządową,
– udokumentowaniu kosztów poniesionych podczas realizacji rozmaitych projektów.
Jeżeli chodzi o możliwość odzyskiwania należności, to notę obciążeniową może wystawić wierzyciel, by naliczyć karę umowną i / lub odsetki w przypadku braku terminowej płatności albo niedotrzymaniu umowy. Wierzyciel ma możliwość wystawienia takiej noty obciążeniowej bez względu na to, czy dłużnik opóźnił realizację ze swojej winy, jak również niezależnie od tego, czy wierzyciel poniósł z powodu opóźnienia jakąś szkodę.
W przypadku noty obciążeniowej wystawionej, by obciążyć dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie warto mieć na uwadze, że już od pierwszego dnia po upływie terminu zapłaty, wierzyciel może oczekiwać rekompensaty z tego tytułu. W 2020 roku wprowadzono nowe, wyższe kwoty, zależne od kwoty całej niespłaconej należności. Ustalono:
40 euro – w należnościach do 5 000 zł,
70 euro – w należnościach od 5 000 do 50 000 zł,
100 euro – w należnościach równych lub wyższych niż 50 000 zł.
Podczas zapłaty rekompensaty kwotę euro trzeba przeliczyć w zależności od średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca, który poprzedził miesiąc, gdy roszczenie stało się wymagane.
W celu wystawienia poprawnej noty obciążeniowej, należy pamiętać o następujących elementach wskazanych przepisami Ustawy o rachunkowości (art. 21), tj.:
– rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny (np. „Nota obciążeniowa / odsetkowa nr…”),
– data wystawienia noty,
– wymienienie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej (również nazwy stron, adresy i NIPy),
– opisanie operacji wraz z jej wartością,
– data dokonania operacji (gdy jest inna, niż data wystawienia noty),
– podpis osoby, która wystawia notę.
Ważne jest, by opis operacji w nocie obciążeniowej zawierał odpowiedni dokument źródłowy, który jest podstawą do jej wystawienia. Niewątpliwą zaletą noty obciążeniowej jest to, że do jej wystawienia nie jest konieczny podpis odbiorcy – można być zatem wystawiona online.
