Czym jest nota obciążeniowa?

Notę obciążeniową można spotkać w obrocie gospodarczym o wiele rzadziej, niż fakturę. Inna jej nazwa to nota księgowa, gdyż jest to prosty dokument wystawiony, by wykazać operacje, których przedsiębiorca nie mógł wykazać używając faktury. W skrócie – nota obciążeniowa ma służyć dokumentowaniu przychodów lub kosztów nie podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Cel wystawiania noty obciążeniowej
Nota obciążeniowa służy:
– przeniesieniu na nabywcę kosztów niepodlegających podatkowi VAT,
– skorygowaniu pomyłek, jakie pojawiły się w dokumentach księgowych,
– udokumentowaniu roszczenia związanego z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe,
– udokumentowaniu współpracy przedsiębiorcy z organizacją pozarządową,
– udokumentowaniu kosztów poniesionych podczas realizacji rozmaitych projektów.
Jeżeli chodzi o możliwość odzyskiwania należności, to notę obciążeniową może wystawić wierzyciel, by naliczyć karę umowną i / lub odsetki w przypadku braku terminowej płatności albo niedotrzymaniu umowy. Wierzyciel ma możliwość wystawienia takiej noty obciążeniowej bez względu na to, czy dłużnik opóźnił realizację ze swojej winy, jak również niezależnie od tego, czy wierzyciel poniósł z powodu opóźnienia jakąś szkodę.
W przypadku noty obciążeniowej wystawionej, by obciążyć dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie warto mieć na uwadze, że już od pierwszego dnia po upływie terminu zapłaty, wierzyciel może oczekiwać rekompensaty z tego tytułu. W 2020 roku wprowadzono nowe, wyższe kwoty, zależne od kwoty całej niespłaconej należności. Ustalono:
40 euro – w należnościach do 5 000 zł,
70 euro – w należnościach od 5 000 do 50 000 zł,
100 euro – w należnościach równych lub wyższych niż 50 000 zł.
Podczas zapłaty rekompensaty kwotę euro trzeba przeliczyć w zależności od średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca, który poprzedził miesiąc, gdy roszczenie stało się wymagane.
W celu wystawienia poprawnej noty obciążeniowej, należy pamiętać o następujących elementach wskazanych przepisami Ustawy o rachunkowości (art. 21), tj.:
– rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny (np. „Nota obciążeniowa / odsetkowa nr…”),
– data wystawienia noty,
– wymienienie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej (również nazwy stron, adresy i NIPy),
– opisanie operacji wraz z jej wartością,
– data dokonania operacji (gdy jest inna, niż data wystawienia noty),
– podpis osoby, która wystawia notę.
Ważne jest, by opis operacji w nocie obciążeniowej zawierał odpowiedni dokument źródłowy, który jest podstawą do jej wystawienia. Niewątpliwą zaletą noty obciążeniowej jest to, że do jej wystawienia nie jest konieczny podpis odbiorcy – można być zatem wystawiona online.

Polecane dla Ciebie

Kluczowe kroki do sukcesu w planowaniu i realizacji

Wybór między pilnym a ważnym Przez całe życie nieustannie musimy wybierać pomiędzy rzeczami pilnymi a ważnymi. Często te pilne w perspektywie czasu nie mają jednak większego znaczenia i nie wnoszą zbyt dużo do życia. Rzeczy ważne natomiast w tej samej chwili nie przypominają, żeby się nimi zająć, ale skutki tego odczuje się po jakimś czasie. […]

Czytaj dalej

Warunki prowadzące do nieważności umowy

Korzystając z zasady swobodnego zawierania umów należy pamiętać, że daje ona możliwość dowolnego kontraktowania, w sposób i na warunkach uznanych za najbardziej korzystne. Ale i ona ma swoje ograniczenia. Gdy je naruszymy, może się to zakończyć nieważnością dokonanych czynności prawnych. Jak podaje art. 58 par. 1 Kodeksu cywilnego czynność prawna uważana jest za nieważną w […]

Czytaj dalej

Ulga na złe długi – jakie są zasady i kto może z niej skorzystać?

Temat niezapłaconych faktur w odniesieniu do kwestii podatków interesuje głównie przedsiębiorców. W sytuacji podbramkowej każdy szuka jak najlepszego wyjścia – podatnicy VAT mogą uzyskać tzw. ulgę na złe długi. Bez tego wiele firm mogłoby utracić płynność finansową, która jest niezwykle ważna w prowadzeniu firmy i zarządzaniu budżetem. Warto wiedzieć, że istnieje sposób na rozliczenie podatku […]

Czytaj dalej