Spis z natury, zwany również inwentaryzacją lub remanentem, to proces polegający na dokładnym przeliczeniu i wycenie towarów oraz surowców należących do firmy. Nie można tego przeprowadzać wyłącznie na podstawie danych z programów do ewidencji stanów magazynowych. Wszystkie towary muszą być przeliczone ręcznie i zapisane zgodnie z rzeczywistym stanem posiadania.
Korzyści ze spisu z natury
Dzięki spisowi z natury firma uzyskuje rzeczywiste informacje o stanie posiadanych towarów. Pozwala to na weryfikację poprawności raportowanych stanów magazynowych w ciągu roku, wykrycie ewentualnych nieprawidłowości, pomyłek czy przypadków kradzieży. Kluczowym celem spisu jest jednak ustalenie faktycznego dochodu przedsiębiorstwa. Aby to zrobić, porównuje się remanent końcowy (z ostatniego dnia roku podatkowego) z remanentem początkowym (z pierwszego dnia roku podatkowego). Jeśli wartość remanentu końcowego przewyższa początkowy, różnicę dodaje się do dochodu. Jeśli jest odwrotnie, różnicę się odejmuje.
Obowiązek sporządzania spisu z natury
Przedsiębiorcy prowadzący KPiR oraz rozliczający się według skali podatkowej lub podatku liniowego muszą regularnie przeprowadzać remanent. Firmy rozliczające przychody na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie muszą tego robić cyklicznie, chyba że likwidują działalność gospodarczą.
Sytuacje wymagające inwentaryzacji
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r., spis z natury przeprowadza się: na dzień 1 stycznia, ostatniego dnia roku podatkowego, w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz jej likwidacji, przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów wspólników, a także na wniosek naczelnika urzędu skarbowego. Jeśli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, nie trzeba sporządzać spisu na dzień 1 stycznia – wystarczy przenieść spis z ostatniego dnia roku.
Składniki spisu z natury
Rozporządzenie Ministra Finansów określa, jakie elementy muszą znaleźć się w spisie z natury: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcja w toku, wyroby gotowe, braki, odpady oraz towary będące własnością podatnika poza jego zakładem w dniu sporządzenia spisu. Towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika również muszą być uwzględnione. Spis nie obejmuje środków trwałych ani wyposażenia firmy.
Wycena elementów spisu z natury
Towary handlowe w spisie muszą być nie tylko przeliczone, ale także wycenione. Podatnik powinien sporządzić wycenę na podstawie cen zakupu lub nabycia, a jeśli są one niższe od rynkowych, uwzględnić aktualne ceny na dzień sporządzenia spisu. Półwyroby, wyroby gotowe oraz braki własnej produkcji wycenia się według kosztów ich wytworzenia. Odpady są wyceniane na podstawie ich przydatności do dalszego użytkowania. Towary obce nie muszą być wyceniane – wystarczy podać ich ilość i właściciela. Wyceny można dokonać w ciągu 14 dni od sporządzenia spisu.
Jak sporządzić spis z natury
Spis z natury powinien zawierać:
- Imię i nazwisko właściciela lub nazwę przedsiębiorstwa,
- Datę przeprowadzenia spisu,
- Numer kolejny pozycji spisu,
- Opis towarów i składników, zgodnie z Rozporządzeniem,
- Jednostki miary, ilość, cenę jednostkową i wartość każdego składnika,
- Łączną wartość spisu,
- Klauzulę kończącą, np. „Spis zakończono na pozycji…”,
- Podpisy osób przeprowadzających spis,
- Podpis właściciela przedsiębiorstwa.
Zerowy spis z natury
W przypadku, gdy firma nie posiada towarów na sprzedaż ani nie prowadzi produkcji, konieczne jest sporządzenie zerowego spisu z natury. Dokument ten powinien wyglądać jak typowy spis, ale tabela będzie pusta, a wartość spisu wyniesie 0,00 zł. W takim przypadku dodaje się adnotację: „Spis zakończono na pozycji 0”.
Taki przekształcony tekst zachowuje te same informacje, ale jest sformułowany w sposób, który unika bezpośredniego kopiowania oryginalnych fragmentów.
