Niektórzy pracownicy w ramach swoich obowiązków służbowych muszą odbywać mniej lub bardziej regularne wyjazdy służbowe. Odnosi się to zarówno do sektora publicznego, jak i prywatnego. Każda taka podróż związana jest z koniecznością poniesienia opłat np. za zakwaterowanie, jedzenie i transport. W takiej sytuacji pracownik może skorzystać z przysługującego mu prawa do otrzymania stosownej rekompensaty z tytułu poniesionych kosztów. Z tego powodu warto wiedzieć, jakie dokumenty należy posiadać, by właściwie rozliczyć się z pracodawcą albo urzędem.
Wyjazd służbowy – czym jest i co się do niego wlicza?
W polskim prawnie nie ma definicji terminu podróży służbowej. Jednak art. 775 kodeksu pracy reguluje należności otrzymywane z tego tytułu. Wyjazd służbowy zleca pracownikowi pracodawca. Ma on pomóc w realizacji zadań służbowych, a równocześnie znajduje się poza miejscem, które w umowie zostało wskazane jako stałe miejsce pracy. Musi być to także miejsce znajdujące się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Ustawa określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej związanej z pełnieniem obowiązków państwowych albo samorządowych. Natomiast pracownicy spoza strefy budżetowej w swojej umowie o pracę, regulaminie wynagradzania bądź w układzie zbiorowym pracy mają ustalone wspomniane należności. Gdy warunki te nie są sprecyzowane przez pracodawcę, należy zastosować przepisy rozporządzenia z 29 stycznia 2013 roku.
Pracownik może liczyć na:
dietę (dodatek przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia), zwrot kosztów transportu, zwrot kosztów noclegu oraz zwrot innych udokumentowanych niezbędnych wydatków.
Ile czasu na rozliczenie ma pracownik?
Należy pamiętać, że rozliczenie się z pracodawcą ma istotne ograniczenie w czasie. Rozporządzenie mówi, że pracownik musi przekazać pracodawcy stosowne rozliczenie w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Jego obowiązkiem jest także dołączenie dokumentów udowadniających poniesienie wskazanych kosztów. Ponadto pracownik musi mieć dokumentację, dzięki której będzie udowadniał, że jego wyjazd miał charakter służbowy. Natomiast poniesione wydatki muszą mieć odpowiedni związek z przychodami danej spółki.
Jak rozliczyć dietę oraz kilometrówkę?
Do głównych wydatków poniesionych w ramach wyjazdu służbowego należą koszty żywieniowe. Z tego powodu pracownikowi przysługuje dieta. Przy jej rozliczeniu należy podać następujące informacje: nazwę miejscowości oraz kraju docelowego; liczbę dni oraz godzin przebywania w podróży służbowej – należy przedstawić datę i godziny wyjazdu oraz powrotu.
Stawki diety zależą od tego, czy podróż odbyła się w kraju, czy za granicą. W przypadku podróży zagranicznej stawki diet zależne są od państwa i określa je rozporządzenie. Kodeks pracy umożliwia, by pracodawca ustalił inne stawki, choć nie może on ich ustalić poniżej kwoty przewidzianej dla pracownika budżetówki.
Gdy chodzi o tzw. kilometrówki stawki ustalane są za jeden kilometr przebiegu właściwy dla pojazdu wykorzystanego do podróży. Należy przy tym uwzględnić opłaty poniesione m.in. na: paliwo, parkingi czy autostradę.
W kilometrówce muszą znaleźć się następujące informacje: dane spółki, dane użytkownika pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, cel i data wyjazdu, opis trasy, liczba przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota końcowa, a także podpis pracodawcy.
Wyjazd służbowy – rozliczenie i dokumentowanie poniesionych kosztów
By wydatki za koszty uzyskania przychodów były zgodne z obowiązującymi przepisami konieczna jest prawidłowa dokumentacja w postaci księgowej. Powinna ona zawierać następujące dane: określenie rodzaju dowodu oraz jego numer identyfikacyjny; podanie stron dokonujących operacji gospodarczej – trzeba podać nazwy i adresy; opis operacji oraz jej wartość; data dokonania operacji, a także i sporządzenia dowodu.
Do podstawowych dokumentów księgowych należy faktura oraz rachunek, które są wystawione na podatnika. Warto wiedzieć, że sam paragon może nie być wystarczającym dowodem poniesienia kosztów z tytułu wyjazdu służbowego.
Gdy nie możemy uzyskać faktury, paragon fiskalny trzeba uzupełnić o dane takie jak opis celu poniesionych wydatków oraz spółki.
W sytuacji utracenia dowodu poniesienia opłaty pracownik może przedstawić pracodawcy oświadczenie na piśmie o dokonaniu konkretnego wydatku wraz ze stosownym wyjaśnieniem, co było przyczyną braku przedstawienia dowodu księgowego. Niestety nie zawsze można zaakceptować tego typu oświadczenia.
