Bardzo ważną kwestią jest weryfikowanie statusu kontrahenta będącego podatnikiem VAT z uwagi na zachowanie przez niego prawa do odliczenia naliczonego VAT albo też braku negatywnych konsekwencji karno-skarbowych. Oto kilka sposobów na sprawdzenie drugiej strony transakcji.
W jakich sytuacjach należy sprawdzić status podatnika VAT?
Głównym celem weryfikacji kontrahenta podczas transakcji opodatkowanych VAT jest minimalizowanie ryzyka podatkowego, który polega na zakwestionowaniu prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT lub przykładowo podejrzeniu o branie udziału w łańcuchu fikcyjnych transakcji (za które grozi nałożenie sankcyjnych stawek podatku oraz ponoszenie dotkliwej odpowiedzialności karno-skarbowej). Gdy upewnimy się, co do statusu drugiej strony transakcji, za każdym razem wpływa to na pozytywną ocenę dochowania należytej dbałości przez przedsiębiorcę, jeżeli zakwestionowana by była dana transakcja przez organy podatkowe, a dodatkowo chroni to przed ewentualną odpowiedzialnością solidarną za zobowiązania podatkowe nieuczciwego kontrahenta. Jest to niezwykle ważne działanie, jeżeli mowa o odpowiedzialności za zobowiązania w VAT przy odwrotnym obciążeniu tym podatkiem oraz gdy możliwe jest skorzystanie z tzw. ulgi na złe długi.
Rodzaje statusu podatnika VAT
Podatników VAT można podzielić na dwie kategorie w odniesieniu do rodzaju statusu: podatnicy czynni oraz zwolnieni. Za czynnego podatnika VAT uważa się podmioty prowadzące działalność gospodarczą, zarejestrowane do katalogu podatników VAT oraz dokonujące czynności, które podlegają opodatkowaniu VAT, zwłaszcza gdy chodzi o:
– odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenia usług na terenie kraju;
– eksportowanie towarów;
– importowanie towarów na teren kraju;
– wewnątrzwspólnotowe nabywanie towarów za wynagrodzeniem na terenie kraju;
– wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Do zwolnionych podatników VAT należą natomiast podmioty:
– świadczące usługi albo dokonujące dostawy towarów, które podlegają zwolnieniu z opodatkowania VAT;
– wykonujące działalność gospodarczą niewielkich rozmiarów, czyli taką, w ramach której wartość sprzedaży w minionym roku podatkowym była mniejsza od kwoty 200 000 złotych.
Do kwoty tej nie są wliczane należne podatki. W przypadku zwolnionych podatników VAT trzeba mieć w pamięci fakt, że nie przysługuje im prawo do odliczenia VAT naliczonego.
Metody weryfikacji kontrahenta
-Elektroniczna weryfikacja na “białej liście” podatników VAT
Jak sprawdzić czy nasz kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny? Można to zrobić na dwa sposoby. Po pierwsze sprowadzić jego status drogą elektroniczną. Należy skorzystać z krajowego lub zagranicznego rejestru podatników. Gdy dokonujemy transakcji z udziałem przedsiębiorcy krajowego, skorzystamy z usługi dostępnej na stronie rządowej. Czynnych podatników VAT znaleźć można w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatników VAT, niezarejestrowanych, a także skreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Nazywa się go również białą listą podatników VAT. Aby móc sprawdzić status kontrahenta, trzeba posiadać jedną z następujących informacji: NIP, REGON lub nr rachunku bankowego firmy.
Oprócz potwierdzenia statusu weryfikowanego podmiotu, w sytuacji, gdy kontrahenta nie znajdziemy na białej liście podatników VAT, uzyskać można również stosowną adnotację wyjaśniającą, z jakich powodów danemu podmiotowi odmówiono rejestracji, skreślono go z rejestru albo przywrócono do rejestru jako podatnika VAT. Dodatkowo dowiemy się o rachunku bankowym, na który powinniśmy dokonywać płatności w ramach podejmowanych z naszym kontrahentem transakcji.
-Weryfikacja zagranicznego kontrahenta
Weryfikacji kontrahenta zagranicznego możliwa jest na stronie Komisji Europejskiej. Wyszukiwarkę europejskich podmiotów VAT znaleźć można w sekcji „Unia Celna i Podatkowa” w zakładce VIES. Aby sprawdzić, czy numer VAT nadany przez Państwo Członkowskie/Irlandię Północną jest aktywny, wybrać należy odpowiednie państwo z listy i wpisać numer VAT, który chcemy sprawdzić. Otrzymamy powiadomienie, czy numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie Unii Europejskiej jest ważnym czy też nie.
-Zaświadczenie wydane przez Urząd Skarbowy
Trzecim rodzajem weryfikacji kontrahenta jest złożenie pisma do właściwego naczelnika urzędu skarbowego z prośbą o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT. Wiąże się to z uiszczeniem opłaty skarbowej w wysokości 21 zł, w sytuacji natomiast, gdy wniosek składa nasz pełnomocnika – dodatkowo 17 zł, chyba że pełnomocnikiem jest małżonek, dziecko, rodzic, dziadkowie, wnuki lub rodzeństwo.Trzeba posiadać takie informacje jak nazwa firmy czy imię i nazwisko, a ponadto miejsce zamieszkania/siedziby oraz NIP. Zaznaczyć również należy, jaki status podatnika VAT chcemy potwierdzić, a mianowicie czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym. Zaświadczenie takie o danym podmiocie, będzie wydane niezwłocznie – do 7 dni, licząc od dnia wpłynięcia wniosku do właściwego urzędu.
