Przygotowanie do digitalizacji dokumentów
Coraz popularniejsza staje się praca na dokumentach cyfrowych. Warto jednak wiedzieć, że digitalizacja dokumentów to tylko z pozoru prosty proces. Konieczne jest kompleksowe przygotowanie i odpowiednie jego zaplanowanie.
Digitalizacja jest ostatnio jednym z najbardziej widocznych trendów wśród firm, które zajmują się księgowością, kadrami i płacami, doradztwem podatkowym, a także zarządzaniem dokumentacją. Digitalizacja dokumentów polega na zamienianiu ich wersji papierowej na cyfrową za pomocą skanera. Wzmożony okres pracy zdalnej pokazał wielu przedsiębiorstwom, jak ważne jest posiadanie dokumentów cyfrowych.
Możliwość pracy poza biurem jest tylko jedną z wielu korzyści, jakie stwarza digitalizacja. Wielkim plusem jest też usprawnienie zarządzania dokumentami, niższe koszty przechowywania dokumentacji, efektywniejsza praca, oszczędność czasu w obiegu dokumentacji, prostsze wyszukiwanie, zmniejszenie ryzyka utraty lub uszkodzenia dokumentu. Ważną kwestią jest również ekologia. Digitalizacja umożliwia pracę z wykorzystaniem automatyzacji i robotyzacji procesów.
Proces prosty tylko pozornie
Najczęściej na formę cyfrową zamienia się wszelkiego rodzaju dokumenty, zaczynając od prostych księgowych aż po złożone akta osobowe. Skanowane są zazwyczaj raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale nadają się nawet paragony za parkowanie.
Niektórzy myślą, że digitalizacja dokumentów jest tematem banalnie prostym. Przecież wystarczy tylko użyć skanera do zeskanowania odpowiednich dokumentów. Gdy źle przygotujemy się do digitalizacji, nagle pojawiają się błędy, a proces staje się czasochłonny. Może się zdarzyć przykładowo, że skanery nie rozpoznają kodów kreskowych albo pobierają po kilka kartek na raz i niewłaściwie przetwarzają je do jednego pliku PDF zamiast do kilku.
Proces digitalizacji dokumentów
Na szczęście cały proces może być łatwy i szybki. Najczęściej wykorzystywane urządzenia biurowe mogą zeskanować 250 dokumentów w czasie krótszym niż 5 minut. Aby to było możliwe potrzebne jest kompleksowe przygotowanie i odpowiednie zaplanowanie procesu. Warto zacząć od strony procesowej. Należy ustalić, które dokumenty mają być zamienione na cyfrowe.
W tym celu warto znać odpowiedź na kilka pytań:
- Jaki rodzaj dokumentów ma być zeskanowany?
- Czy wszystkie dokumenty mają ten sam format? Czy papierowe dokumenty są w dobrym stanie technicznym?
- Czy dokumenty wymagają rozszywania, stemplowania lub oznaczania kodami kreskowymi?
Sprawa jest prosta, gdy mamy do czynienia z jednokartkowymi fakturami w formacie A4. Jednak trudniejsza wydaje się być sytuacja, gdy dokumenty mają większy stopień skomplikowania, np. wieloletnie akty osobowe. Mogą one posiadać gorszą strukturę papieru, być podatne na uszkodzenia mechaniczne i mieć nieregularne formaty.
Warto w takich przypadkach pomyśleć o wszystkich wyjątkach i przykładowo segregować dokumenty pod względem formatu, a podział ten uwzględnić, gdy programujemy urządzenie skanujące.
Kolejnym krokiem jest decyzja, w jaki sposób chcemy separować nasze dokumenty. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest użycie kodów kreskowych, które spełniają dwie funkcje. Po pierwsze to informacja dla skanera o początku kolejnego dokumentu. Po drugie kody umożliwiają przeprowadzenie sprawnej archiwizacji po zeskanowaniu.
Digitalizacja dokumentów od strony technicznej
Równie ważna jest techniczna strona procesu. Tu też warto zatrzymać się nad kilkoma pytaniami: - Jak duży jest wolumen dokumentów?
- Jaki mamy budżet?
- Jakie będą dalsze losy dokumentów cyfrowych w kolejnych etapach? Będziemy pracować z ich użyciem, czy planowane są tylko cyfrowe archiwa?
- Jakiego potrzebujemy oprogramowania? Czy zależy nam jedynie na szybkim zapisie plików? Czy potrzebne są dodatkowe funkcjonalności np. technologii OCR lub możliwości dodawania cyfrowego stempla?
Te odpowiedzi pozwolą dobrać odpowiedni sprzęt. Często wybierane są półprzemysłowe skanery biurkowe, bardzo dobrze przystosowane do przetwarzania dużej ilości dokumentów.
Ważne jest także wybranie oprogramowania i jego poprawna konfiguracja. Należy zwrócić uwagę na dobranie odpowiedniej rozdzielczości skanowania do technicznego stanu dokumentów papierowych. Nie można też zapomnieć o właściwym eksploatowaniu, konserwacji i czyszczeniu urządzenia.
Elementem równie istotnym są dalsze losy zeskanowanych dokumentów papierowych. Niektóre z nich zgodnie z regulacjami prawnymi należy archiwizować nawet przez kilkadziesiąt lat, ale często zdarza się, że firmy zupełnie niepotrzebnie przetrzymują stosy dokumentacji.
Przy dobrym planowaniu i przygotowaniu można przetworzyć nawet kilkanaście tysięcy dokumentów miesięcznie.
