Biała lista podatników

Biała lista podatników - co to jest?

Księgowi z pewnością wiedzą, czym jest biała lista podatników. Jednak warto omówić praktyczne przypadki, wskazać zmiany w przepisach oraz sposób aktualizacji danych.
Lista ta obowiązuje od 1 września 2019 r. Zawiera ona zestawienie podatników VAT czynnych, a jej zadaniem jest ułatwienie przedsiębiorcom i księgowym weryfikacji kontrahentów.
Na liście tej można sprawdzić:

  • dane kontrahenta – w szczególności nazwę, adres, NIP, Regon, numeru KRS
  • czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Jest to bardzo ważne przy fakturach zakupowych otrzymanych z podatkiem VAT. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem czynnym, nie można odliczyć VAT z takiej faktury
  • numer rachunku bankowego kontrahenta
    Dane podatników uzyskiwane są ze zgłoszeń do KRS oraz Urzędu Skarbowego (druk NIP-2/NIP-8), dlatego istotna jest ich bieżąca aktualizacja.
    Kontrahenta można wyszukać poprzez:
  • numer rachunku bankowego
  • NIP
  • REGON
  • po nazwie (min. 5 znaków z wyłączeniem znaków
    specjalnych)

Kontrahenci zazwyczaj dostarczają dokumenty po danym miesiącu za miesiąc poprzedni. Wyszukiwarka zaś daje możliwość sprawdzenia kontrahenta na dany dzień, np. na dzień wystawienia faktury lub na dzień płatności. Trzeba jedynie wybrać opcję “Zmień datę” i ustawić odpowiednią datę.
Pierwsza informacja dotyczy statusu klienta. Należy mieć świadomość, że podatnicy zwolnieni nie pokazują się w tym rejestrze.
Jak udowodnić fakt sprawdzenia obecności kontrahenta na białej liście? Na samym końcu znajduje się identyfikator wyszukiwania oraz opcja zapisu potwierdzenia przy pomocy “drukuj potwierdzenie”. Może być to przydatne i ważne np. przy kontroli lub czynnościach sprawdzających.

Biała lista podatników – kary

Warto rozróżnić dwie sytuacje:
I. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym, a VAT z otrzymanej faktury został odliczony, wtedy niezbędne jest dokonanie korekty deklaracji VAT oraz możliwy nienależny zwrot/kwota do dopłaty i odsetki.
II. Dokonana została płatność na rachunek bankowy spoza rachunków zgłoszonych przez kontrahenta. Od 1 stycznia 2020 r. konsekwencją dla płatności powyżej 15 tys. zł brutto jest brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tej kwoty, która została przelana na inny rachunek oraz odpowiedzialność solidarna, czyli odpowiedzialność za należny VAT, w przypadku gdy kontrahent nie odprowadzi go do Urzędu Skarbowego.
W sytuacji pomyłki, by uniknąć konsekwencji w zakresie rachunku bankowego, należy złożyć zawiadomienie do urzędu o płatności na inny rachunek niż ten wskazany na białej liście.
Wcześniejsze przepisy zobowiązywały do złożenia takiego zawiadomienia na druku ZAW-NR w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu do Urzędu Skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Nowe przepisy obowiązujące od lipca 2020 r. informują, że zgłoszenia dokonuje się w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu właściwego dla nabywcy.
W sytuacji panującej pandemii okres ten został jeszcze bardziej wydłużony aż do 14 dni.
Dobrym pomysłem jest weryfikacja i zapisywanie potwierdzenia dla wszystkich kontrahentów, którym zostały zlecone przelewy na kwotę powyżej 15 tys. zł (najlepiej poprzez zmianę daty).
W przypadku klientów, którzy mają zgłoszoną dużą ilość rachunków warto wyszukiwać ich po numerze rachunku. Gdyby był to rachunek pomocniczy ukaże się komunikat, że jest to subkonto i zostanie poprawnie zweryfikowane.

Polecane dla Ciebie

Jak anulować fakturę?

Co zrobić w sytuacji, gdy popełniłeś błąd w czasie wystawiania faktury? Albo jak postąpić, jeżeli Twój kontrahent nie odebrał dokumentu, bądź dokonał jego zwrotu – czy można to anulować? Zapraszamy do zapoznania się z sytuacjami, gdy możliwe jest anulowanie faktury oraz z instrukcją, jak to zrobić! W jakich przypadkach można anulować faktury? Istnieją dwa konkretne […]

Czytaj dalej

Faktoring nigdy nie rósł tak szybko

Coraz częściej usłyszeć można o problemach finansowych polskich firm. Zmniejsza się sprzedaż kredytów, co wpływa na ograniczenie rozwoju. Statystyki wskazują na wyższą liczbę upadłości i postępowań restrukturyzacyjnych. Oprócz tego pojawia się rekordowa sprzedaż faktoringu. Pieniądze przekazane przez rząd w sektor gospodarczy w czasie koronakryzysu (biznes otrzymał prawie 200 mld zł wsparcia) przyczyniły się do poprawienia […]

Czytaj dalej

Czym jest Indywidualny Rachunek Podatkowy?

Osoby, które w niedawnym czasie założyły działalność gospodarczą na pewno będą potrzebować Indywidualnego Rachunku Podatkowego do zapłacenie pierwszych podatków. Jego posiadanie jest niezbędne. Do czego służy Indywidualny Rachunek Podatkowy?Indywidualny Rachunek Podatkowy, inaczej mówiąc mikrorachunek podatkowy, jest nowym rozwiązaniem funkcjonującym w Polsce od 1 stycznia 2020 roku. Powstał on do opłacania podatków, takich jak PIT, CIT […]

Czytaj dalej