Biała lista podatników

Księgowi z pewnością wiedzą, czym jest biała lista podatników. Jednak warto omówić praktyczne przypadki, wskazać zmiany w przepisach oraz sposób aktualizacji danych.
Lista ta obowiązuje od 1 września 2019 r. Zawiera ona zestawienie podatników VAT czynnych, a jej zadaniem jest ułatwienie przedsiębiorcom i księgowym weryfikacji kontrahentów.
Na liście tej można sprawdzić:

  • dane kontrahenta – w szczególności nazwę, adres, NIP, Regon, numeru KRS
  • czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Jest to bardzo ważne przy fakturach zakupowych otrzymanych z podatkiem VAT. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem czynnym, nie można odliczyć VAT z takiej faktury
  • numer rachunku bankowego kontrahenta
    Dane podatników uzyskiwane są ze zgłoszeń do KRS oraz Urzędu Skarbowego (druk NIP-2/NIP-8), dlatego istotna jest ich bieżąca aktualizacja.
    Kontrahenta można wyszukać poprzez:
  • numer rachunku bankowego
  • NIP
  • REGON
  • po nazwie (min. 5 znaków z wyłączeniem znaków
    specjalnych)

Kontrahenci zazwyczaj dostarczają dokumenty po danym miesiącu za miesiąc poprzedni. Wyszukiwarka zaś daje możliwość sprawdzenia kontrahenta na dany dzień, np. na dzień wystawienia faktury lub na dzień płatności. Trzeba jedynie wybrać opcję “Zmień datę” i ustawić odpowiednią datę.
Pierwsza informacja dotyczy statusu klienta. Należy mieć świadomość, że podatnicy zwolnieni nie pokazują się w tym rejestrze.
Jak udowodnić fakt sprawdzenia obecności kontrahenta na białej liście? Na samym końcu znajduje się identyfikator wyszukiwania oraz opcja zapisu potwierdzenia przy pomocy “drukuj potwierdzenie”. Może być to przydatne i ważne np. przy kontroli lub czynnościach sprawdzających.
Kary
Warto rozróżnić dwie sytuacje:
I. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym, a VAT z otrzymanej faktury został odliczony, wtedy niezbędne jest dokonanie korekty deklaracji VAT oraz możliwy nienależny zwrot/kwota do dopłaty i odsetki.
II. Dokonana została płatność na rachunek bankowy spoza rachunków zgłoszonych przez kontrahenta. Od 1 stycznia 2020 r. konsekwencją dla płatności powyżej 15 tys. zł brutto jest brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tej kwoty, która została przelana na inny rachunek oraz odpowiedzialność solidarna, czyli odpowiedzialność za należny VAT, w przypadku gdy kontrahent nie odprowadzi go do Urzędu Skarbowego.
W sytuacji pomyłki, by uniknąć konsekwencji w zakresie rachunku bankowego, należy złożyć zawiadomienie do urzędu o płatności na inny rachunek niż ten wskazany na białej liście.
Wcześniejsze przepisy zobowiązywały do złożenia takiego zawiadomienia na druku ZAW-NR w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu do Urzędu Skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Nowe przepisy obowiązujące od lipca 2020 r. informują, że zgłoszenia dokonuje się w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu właściwego dla nabywcy.
W sytuacji panującej pandemii okres ten został jeszcze bardziej wydłużony aż do 14 dni.
Dobrym pomysłem jest weryfikacja i zapisywanie potwierdzenia dla wszystkich kontrahentów, którym zostały zlecone przelewy na kwotę powyżej 15 tys. zł (najlepiej poprzez zmianę daty).
W przypadku klientów, którzy mają zgłoszoną dużą ilość rachunków warto wyszukiwać ich po numerze rachunku. Gdyby był to rachunek pomocniczy ukaże się komunikat, że jest to subkonto i zostanie poprawnie zweryfikowane.

Polecane dla Ciebie

Co oznaczają skróty – CEO, CFO, CSO?

Czasem na czyjejś wizytówce tuż pod nazwiskiem reprezentowanej osoby widnieje dopisek „CEO”, i można się zastanawiać, co to oznacza. Albo na profilu społecznościowym znajomego sprzed lat widnieje w rubryce „zatrudnienie” stanowisko „CMO”. Wyjaśniamy, co oznaczają takie skróty, jak CEO, CFO, CIO, CSO czy CMO.Nowe nazwy stanowisk w miejscach pracyTrzyliterowe skróty takie jak CEO, CFO czy […]

Czytaj dalej

Jak sprawdzić, czy jestem w BIK?

Może się zdarzyć, że w sytuacji, gdy będziemy chcieli wziąć kredyt okaże się, że przeszkodą do tego jest nasza negatywna historia kredytowa. Dlatego warto sprawdzić, jakie dane na nasz temat są gromadzone w Biurze Informacji Kredytowej. Oto kilka podpowiedzi, jak to zrobić. .BIK – JAK SPRAWDZIĆ?W Biurze Informacji Kredytowej znaleźć można informacje na temat osób […]

Czytaj dalej

5 sposobów na skuteczny cashflow w firmie?

Każdy przedsiębiorca prowadząc biznes, wie, jak bardzo ważna jest płynność finansowa. Terminowe regulowanie swoich zobowiązań pozwala zyskać zaufanie w oczach kontrahentów oraz własny spokój. Planowanie i kontrolowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa pozwala na lepsze wykorzystanie posiadanych środków, a także może zwiększyć wypracowany zysk.Cashflow w firmie – jak to robić?Płynność przepływów finansowych uzależniona jest od dwóch rzeczy […]

Czytaj dalej