Biała lista podatników

Biała lista podatników - co to jest?

Księgowi z pewnością wiedzą, czym jest biała lista podatników. Jednak warto omówić praktyczne przypadki, wskazać zmiany w przepisach oraz sposób aktualizacji danych.
Lista ta obowiązuje od 1 września 2019 r. Zawiera ona zestawienie podatników VAT czynnych, a jej zadaniem jest ułatwienie przedsiębiorcom i księgowym weryfikacji kontrahentów.
Na liście tej można sprawdzić:

  • dane kontrahenta – w szczególności nazwę, adres, NIP, Regon, numeru KRS
  • czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Jest to bardzo ważne przy fakturach zakupowych otrzymanych z podatkiem VAT. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem czynnym, nie można odliczyć VAT z takiej faktury
  • numer rachunku bankowego kontrahenta
    Dane podatników uzyskiwane są ze zgłoszeń do KRS oraz Urzędu Skarbowego (druk NIP-2/NIP-8), dlatego istotna jest ich bieżąca aktualizacja.
    Kontrahenta można wyszukać poprzez:
  • numer rachunku bankowego
  • NIP
  • REGON
  • po nazwie (min. 5 znaków z wyłączeniem znaków
    specjalnych)

Kontrahenci zazwyczaj dostarczają dokumenty po danym miesiącu za miesiąc poprzedni. Wyszukiwarka zaś daje możliwość sprawdzenia kontrahenta na dany dzień, np. na dzień wystawienia faktury lub na dzień płatności. Trzeba jedynie wybrać opcję “Zmień datę” i ustawić odpowiednią datę.
Pierwsza informacja dotyczy statusu klienta. Należy mieć świadomość, że podatnicy zwolnieni nie pokazują się w tym rejestrze.
Jak udowodnić fakt sprawdzenia obecności kontrahenta na białej liście? Na samym końcu znajduje się identyfikator wyszukiwania oraz opcja zapisu potwierdzenia przy pomocy “drukuj potwierdzenie”. Może być to przydatne i ważne np. przy kontroli lub czynnościach sprawdzających.

Biała lista podatników – kary

Warto rozróżnić dwie sytuacje:
I. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym, a VAT z otrzymanej faktury został odliczony, wtedy niezbędne jest dokonanie korekty deklaracji VAT oraz możliwy nienależny zwrot/kwota do dopłaty i odsetki.
II. Dokonana została płatność na rachunek bankowy spoza rachunków zgłoszonych przez kontrahenta. Od 1 stycznia 2020 r. konsekwencją dla płatności powyżej 15 tys. zł brutto jest brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tej kwoty, która została przelana na inny rachunek oraz odpowiedzialność solidarna, czyli odpowiedzialność za należny VAT, w przypadku gdy kontrahent nie odprowadzi go do Urzędu Skarbowego.
W sytuacji pomyłki, by uniknąć konsekwencji w zakresie rachunku bankowego, należy złożyć zawiadomienie do urzędu o płatności na inny rachunek niż ten wskazany na białej liście.
Wcześniejsze przepisy zobowiązywały do złożenia takiego zawiadomienia na druku ZAW-NR w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu do Urzędu Skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Nowe przepisy obowiązujące od lipca 2020 r. informują, że zgłoszenia dokonuje się w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu właściwego dla nabywcy.
W sytuacji panującej pandemii okres ten został jeszcze bardziej wydłużony aż do 14 dni.
Dobrym pomysłem jest weryfikacja i zapisywanie potwierdzenia dla wszystkich kontrahentów, którym zostały zlecone przelewy na kwotę powyżej 15 tys. zł (najlepiej poprzez zmianę daty).
W przypadku klientów, którzy mają zgłoszoną dużą ilość rachunków warto wyszukiwać ich po numerze rachunku. Gdyby był to rachunek pomocniczy ukaże się komunikat, że jest to subkonto i zostanie poprawnie zweryfikowane.

Polecane dla Ciebie

Jak poprawić terminowość dostaw? Rozwiązania dla branży logistycznej.

Jak poprawić terminowość dostaw? Rozwiązania dla branży logistycznej.Do niedawna głównymi problemami branży logistycznej były uszkodzenia i kradzieże w czasie transportu. Jednak pandemia COVID-19 oraz stan wojny w Ukrainie ukazały nowe problemy. Gdy istnieje ciągłe zagrożenie przerwania ciągłości łańcuchów dostaw, najważniejsze stały się czas dostawy oraz bezpieczeństwo transportu towarów. Te nowe wyzwania dla logistyki stały się […]

Czytaj dalej

Zatrudnienie cudzoziemca – wszystko co musisz wiedzieć!

Wciąż rośnie liczba cudzoziemców w Polsce, którzy pragną podjąć legalne zatrudnienie. Aby tak się stało, zarówno pracodawca, jak i cudzoziemiec muszą przejść szereg formalności. Wprowadzone zmiany do ustaw zdecydowanie ułatwiają ten proces, ale także skłaniają do stałego śledzenia nowelizacji przepisów i wprowadzania w życie nowych standardów. Nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemcówNajczęściej stosowanym rozwiązaniem w czasie […]

Czytaj dalej

Czym jest efektywność energetyczna firmy? Jak ją poprawić?

Z roku na rok zaobserwować można zwiększenie zużycia prądu. Przykładowo w czasie pierwszych dwóch miesięcy tego roku dwa razy padł historyczny rekord w tej kwestii w Polsce. Wzrost zapotrzebowania na energię elektryczną zauważyć można zarówno w gospodarstwach domowych, jak i w przedsiębiorstwach. Problem ten występuje na całym świecie i wiele krajów stara się go rozwiązać. […]

Czytaj dalej