Faktura proforma vs faktura VAT

Przedsiębiorcy wystawiają różne typy dokumentów, jednak najpopularniejszym jest faktura VAT. Ten dokument właśnie pozwala na obliczenie należnego podatku. W handlu można spotkać się także z innym rodzajem faktur, na przykład fakturą pro forma – ta z kolei nie stanowi podstawy opodatkowania, gdyż w polskim prawie nie funkcjonuje jako dokument księgowy. Jak odróżnić jeszcze fakturę pro forma od faktury VAT?

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest głównym dokumentem księgowym, który potwierdza zawarcie transakcji między stronami umieszczonymi w jego treści. Faktura VAT wiąże zarówno nabywcę towaru albo usługi, jak i sprzedającego (świadczącego usługę). Ten pierwszy ma obowiązek uiszczenia opłaty w kwocie, którą wskazuje faktura, drugi zaś musi odprowadzić należny podatek.

Informacje zawarte w fakturze VAT

Aby faktura VAT była poprawnie sporządzona musi posiadać następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwę firmy wystawiającej fakturę oraz nabywcy towaru (usługi), adres zamieszkania lub siedziby, NIP;
  • numer faktury;
  • nazwę towaru bądź usługi, ilość albo liczbę sprzedanego towaru (wyjaśnienie zakresu wykonanej usługi);
  • cenę netto, brutto oraz stawki i kwoty podatku VAT, w sytuacji, gdy to dotyczy;
  • datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi);
  • termin płatności.
    Fakturę VAT należy wystawić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – każda ze stron otrzymuje po jednym. Nie trzeba oznaczać, które z nich to oryginał lub kopia – oba są równoważne. Obowiązujące przepisy mówią, że nie trzeba oznaczać faktury VAT słowami “Faktura VAT”, wystarczy samo słowo “Faktura”.
    Faktura pro forma a faktura VAT
    Nie ma zbyt wiele różnic między tymi dwoma rodzajami dokumentów – zestaw danych na fakturze pro forma jest identyczny, jak na fakturze VAT.
    Właściwe oznaczenie
    Najważniejszą rzeczą umożliwiającą odróżnienie obu dokumentów jest tytuł – “Faktura pro forma”. Oznaczenie takie spowoduje, że nie będzie ona potraktowana w żadnym wypadku jako faktura VAT.
    Faktura pro forma a podatek VAT
    Faktura VAT to dokument księgowy, pro forma natomiast jest dokumentem handlowym lub informacyjnym. Dlatego właśnie nie jest traktowana przez organy podatkowe jak faktura, a co za tym idzie, nie pociąga za sobą obowiązku podatkowego ani nie obliguje kupującego do opłacenia należności.
    Cel faktury pro forma
    Można zadać więc pytanie, jaki właściwie jest cel wystawiania takiej faktury?
    Czasami fakturę pro forma traktuje się jako ofertę handlową. Wtedy sprzedający wystawia dokument pro forma, aby zaprezentować ewentualnemu nabywcy zakres usług lub wartość towarów.
    W przypadku, gdy kontrahent po otrzymaniu faktury pro forma uiści część lub całość kwoty widniejącej na fakturze, godzi się w ten sposób na zawarcie umowy handlowej (zapłata jest wtedy traktowana jako akceptacja oferty).
    Fakturę pro forma można traktować jako ofertę handlową dopiero w momencie, gdy klient ureguluje należność, jaką podaje faktura – może to być zaliczka albo cała kwota.
    Przy użyciu faktury pro forma można również zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje dotyczące potencjalnej transakcji w jednym miejscu. Klient otrzymując taką fakturę będzie mógł ocenić zakres usług albo listę produktów, zapoznać się ze sposobem i stawkami opodatkowania, a także porównać koszty konkurencyjnych ofert.
    W sytuacji, gdyby kontrahent wycofał się, nikt nie ponosi konsekwencji, a jedyną realną stratą jest czas poświęcony na przygotowanie oferty w formie faktury pro forma. Dla porównania: gdyby kontrahent wycofał się już po wystawieniu faktury VAT, trzeba skorygować dokument – dlatego bardzo ważne jest, by faktura VAT wystawiona była dopiero po otrzymaniu należności lub można również skorzystać z faktur zaliczkowych. Nie rozwiąże to całkowicie problemu, ale może znacząco wpłynąć na zmniejszenie jego występowanie.

Polecane dla Ciebie

Faktura dla firmy zagranicznej – co musisz wiedzieć?

Coraz więcej polskich przedsiębiorców szukając możliwości poszerzenia bazy klientów i powiększenia dochodów podejmuje decyzje o sprzedaży towarów i usług za granicę. Jest to dobra inicjatywa, która może wpłynąć na pozytywną zmianę dla firmy, a także przyczynić się do zwiększenia możliwości biznesowych. Przed rozpoczęciem współpracy z zagranicznymi kontrahentami należy wiedzieć, że faktury wystawiane dla firm zagranicznych […]

Czytaj dalej

Konsekwencje niepłacenia składek ZUS w terminie

Prowadząc przedsiębiorstwo należy pamiętać o obowiązku terminowego płacenia składek ZUS. Trzeba je uregulować do 10 dnia miesiąca za miesiąc, który minął albo 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w sytuacji zatrudniania pracowników. Co się dzieje, jeśli składki ZUS nie będą uregulowane w terminie? Jakie sankcje prawne mogą spotkać przedsiębiorcę, który nie opłaca terminowo składek ZUS?Konsekwencje […]

Czytaj dalej

Duplikat faktury – co to jest?

Czasem można spotkać się z prośbą od swojego klienta o wystawienie duplikatu faktury, która wystawiona była jakiś czas temu. Może zdarzyć się również, że to Ty przez przypadek zniszczyłeś bądź zgubiłeś ważną fakturę. W artykule dowiesz się, co to jest duplikat faktury, jak go wystawić i kiedy można to zrobić.Duplikat faktury jest po prostu fakturą […]

Czytaj dalej