Faktura proforma vs faktura VAT

Przedsiębiorcy wystawiają różne typy dokumentów, jednak najpopularniejszym jest faktura VAT. Ten dokument właśnie pozwala na obliczenie należnego podatku. W handlu można spotkać się także z innym rodzajem faktur, na przykład fakturą pro forma – ta z kolei nie stanowi podstawy opodatkowania, gdyż w polskim prawie nie funkcjonuje jako dokument księgowy. Jak odróżnić jeszcze fakturę pro forma od faktury VAT?

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest głównym dokumentem księgowym, który potwierdza zawarcie transakcji między stronami umieszczonymi w jego treści. Faktura VAT wiąże zarówno nabywcę towaru albo usługi, jak i sprzedającego (świadczącego usługę). Ten pierwszy ma obowiązek uiszczenia opłaty w kwocie, którą wskazuje faktura, drugi zaś musi odprowadzić należny podatek.

Informacje zawarte w fakturze VAT

Aby faktura VAT była poprawnie sporządzona musi posiadać następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwę firmy wystawiającej fakturę oraz nabywcy towaru (usługi), adres zamieszkania lub siedziby, NIP;
  • numer faktury;
  • nazwę towaru bądź usługi, ilość albo liczbę sprzedanego towaru (wyjaśnienie zakresu wykonanej usługi);
  • cenę netto, brutto oraz stawki i kwoty podatku VAT, w sytuacji, gdy to dotyczy;
  • datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi);
  • termin płatności.
    Fakturę VAT należy wystawić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – każda ze stron otrzymuje po jednym. Nie trzeba oznaczać, które z nich to oryginał lub kopia – oba są równoważne. Obowiązujące przepisy mówią, że nie trzeba oznaczać faktury VAT słowami “Faktura VAT”, wystarczy samo słowo “Faktura”.
    Faktura pro forma a faktura VAT
    Nie ma zbyt wiele różnic między tymi dwoma rodzajami dokumentów – zestaw danych na fakturze pro forma jest identyczny, jak na fakturze VAT.
    Właściwe oznaczenie
    Najważniejszą rzeczą umożliwiającą odróżnienie obu dokumentów jest tytuł – “Faktura pro forma”. Oznaczenie takie spowoduje, że nie będzie ona potraktowana w żadnym wypadku jako faktura VAT.
    Faktura pro forma a podatek VAT
    Faktura VAT to dokument księgowy, pro forma natomiast jest dokumentem handlowym lub informacyjnym. Dlatego właśnie nie jest traktowana przez organy podatkowe jak faktura, a co za tym idzie, nie pociąga za sobą obowiązku podatkowego ani nie obliguje kupującego do opłacenia należności.
    Cel faktury pro forma
    Można zadać więc pytanie, jaki właściwie jest cel wystawiania takiej faktury?
    Czasami fakturę pro forma traktuje się jako ofertę handlową. Wtedy sprzedający wystawia dokument pro forma, aby zaprezentować ewentualnemu nabywcy zakres usług lub wartość towarów.
    W przypadku, gdy kontrahent po otrzymaniu faktury pro forma uiści część lub całość kwoty widniejącej na fakturze, godzi się w ten sposób na zawarcie umowy handlowej (zapłata jest wtedy traktowana jako akceptacja oferty).
    Fakturę pro forma można traktować jako ofertę handlową dopiero w momencie, gdy klient ureguluje należność, jaką podaje faktura – może to być zaliczka albo cała kwota.
    Przy użyciu faktury pro forma można również zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje dotyczące potencjalnej transakcji w jednym miejscu. Klient otrzymując taką fakturę będzie mógł ocenić zakres usług albo listę produktów, zapoznać się ze sposobem i stawkami opodatkowania, a także porównać koszty konkurencyjnych ofert.
    W sytuacji, gdyby kontrahent wycofał się, nikt nie ponosi konsekwencji, a jedyną realną stratą jest czas poświęcony na przygotowanie oferty w formie faktury pro forma. Dla porównania: gdyby kontrahent wycofał się już po wystawieniu faktury VAT, trzeba skorygować dokument – dlatego bardzo ważne jest, by faktura VAT wystawiona była dopiero po otrzymaniu należności lub można również skorzystać z faktur zaliczkowych. Nie rozwiąże to całkowicie problemu, ale może znacząco wpłynąć na zmniejszenie jego występowanie.

Polecane dla Ciebie

Funkcje faktoringu

Faktoring jest usługą odgrywającą różne role w zależności od aktualnych potrzeb sięgającego po nią podmiotu. Do głównych funkcji faktoringu należy poprawa płynności finansowej i ochrona przed nieuczciwymi kontrahentami. Jakie dodatkowe funkcje może spełniać ta usługa i jaka jest jej istota? Do czego służy faktoring?W świecie usług finansowych wyodrębnić można trzy główne funkcje usługi faktoringu: funkcja […]

Czytaj dalej

Co to jest faktura korygująca?

Do głównych dokumentów, o których musi pamiętać każdy przedsiębiorca należy faktura korygująca. Należy ją wystawić w szczegółowo określonych sytuacjach, a w czasie jej sporządzania niezbędne jest wpisanie wszystkich wymaganych informacjach, jakie muszą się na fakturze korygującej znaleźć. Więc kiedy i jak wystawić fakturę korygującą?Sytuacje, w których należy wystawić fakturę korygującąDla każdego przedsiębiorcy wystawianie faktur to […]

Czytaj dalej

Rezydencja podatkowa – co to jest?

Co roku na przełomie kwietnia i maja, wszyscy muszą złożyć deklarację podatkową do urzędu skarbowego. Jednak pewną trudność mogą mieć firmy, które w danym roku pracowały na terenie kilku różnych krajów. W takiej sytuacji należy ustalić rezydencję podatkową. Na czym to polega? Jak ustalić rezydencję podatkową? Należy rozpocząć od określenia obowiązku podatkowego. W tej kwestii […]

Czytaj dalej