Faktura proforma, faktura VAT – różnice pomiędzy dokumentami

FAktura VAT faktura proforma

Przedsiębiorcy wystawiają różne typy dokumentów, jednak najpopularniejszym jest faktura VAT, natomiast faktura proforma też jest często w użyciu. Ten dokument właśnie pozwala na obliczenie należnego podatku. W handlu można spotkać się także z innym rodzajem faktur, na przykład fakturą proforma – ta z kolei nie stanowi podstawy opodatkowania, gdyż w polskim prawie nie funkcjonuje jako dokument księgowy. Jak odróżnić jeszcze fakturę proforma od faktury VAT?

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest głównym dokumentem księgowym, który potwierdza zawarcie transakcji między stronami umieszczonymi w jego treści. Faktura VAT wiąże zarówno nabywcę towaru albo usługi, jak i sprzedającego (świadczącego usługę). Ten pierwszy ma obowiązek uiszczenia opłaty w kwocie, którą wskazuje faktura, drugi zaś musi odprowadzić należny podatek.

Informacje zawarte w fakturze VAT

Aby faktura VAT była poprawnie sporządzona musi posiadać następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwę firmy wystawiającej fakturę oraz nabywcy towaru (usługi), adres zamieszkania lub siedziby, NIP;
  • numer faktury;
  • nazwę towaru bądź usługi, ilość albo liczbę sprzedanego towaru (wyjaśnienie zakresu wykonanej usługi);
  • cenę netto, brutto oraz stawki i kwoty podatku VAT, w sytuacji, gdy to dotyczy;
  • datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi);
  • termin płatności.


Fakturę VAT należy wystawić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – każda ze stron otrzymuje po jednym. Nie trzeba oznaczać, które z nich to oryginał lub kopia – oba są równoważne. Obowiązujące przepisy mówią, że nie trzeba oznaczać faktury VAT słowami “Faktura VAT”, wystarczy samo słowo “Faktura”.

Faktura proforma a faktura VAT

Nie ma zbyt wiele różnic między tymi dwoma rodzajami dokumentów – zestaw danych na fakturze pro forma jest identyczny, jak na fakturze VAT.

Właściwe oznaczenie

Najważniejszą rzeczą umożliwiającą odróżnienie obu dokumentów jest tytuł – “Faktura pro forma”. Oznaczenie takie spowoduje, że nie będzie ona potraktowana w żadnym wypadku jako faktura VAT.

Faktura pro forma a podatek VAT

Faktura VAT to dokument księgowy, pro forma natomiast jest dokumentem handlowym lub informacyjnym. Dlatego właśnie nie jest traktowana przez organy podatkowe jak faktura, a co za tym idzie, nie pociąga za sobą obowiązku podatkowego ani nie obliguje kupującego do opłacenia należności.


Cel faktury pro forma

Można zadać więc pytanie, jaki właściwie jest cel wystawiania takiej faktury?
Czasami fakturę pro forma traktuje się jako ofertę handlową. Wtedy sprzedający wystawia dokument pro forma, aby zaprezentować ewentualnemu nabywcy zakres usług lub wartość towarów.
W przypadku, gdy kontrahent po otrzymaniu faktury pro forma uiści część lub całość kwoty widniejącej na fakturze, godzi się w ten sposób na zawarcie umowy handlowej (zapłata jest wtedy traktowana jako akceptacja oferty).
Fakturę proforma można traktować jako ofertę handlową dopiero w momencie, gdy klient ureguluje należność, jaką podaje faktura – może to być zaliczka albo cała kwota.
Przy użyciu faktury pro forma można również zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje dotyczące potencjalnej transakcji w jednym miejscu. Klient otrzymując taką fakturę będzie mógł ocenić zakres usług albo listę produktów, zapoznać się ze sposobem i stawkami opodatkowania, a także porównać koszty konkurencyjnych ofert.
W sytuacji, gdyby kontrahent wycofał się, nikt nie ponosi konsekwencji, a jedyną realną stratą jest czas poświęcony na przygotowanie oferty w formie faktury pro forma. Dla porównania: gdyby kontrahent wycofał się już po wystawieniu faktury VAT, trzeba skorygować dokument – dlatego bardzo ważne jest, by faktura VAT wystawiona była dopiero po otrzymaniu należności lub można również skorzystać z faktur zaliczkowych. Nie rozwiąże to całkowicie problemu, ale może znacząco wpłynąć na zmniejszenie jego występowanie.

Polecane dla Ciebie

Wymówki klientów – czyli dlaczego nie płacą…

Wielu przedsiębiorców musi mierzyć się z zatorami płatniczymi. Często kontrahenci płacą niechętnie i niemal zawsze po terminie. Z jakiego powodu? Jak ich przekonać, żeby przyśpieszyć spłatę należności? Niektóre tłumaczenia bywają wręcz śmieszne. Oto 5 najczęstszych wymówek. Jak rozpoznać klienta, który miga się od zapłaty?Dlaczego firmy nie chcą płacić swoim kontrahentom na czas? Zatory płatnicze są […]

Czytaj dalej

Faktoring w firmie transportowej

Gdy firma transportowa regularnie wystawia faktury z odroczonym terminem płatności, może wpłynąć to negatywnie na jej płynność finansową. Los takiej firmy jest nie jest pewny, a właściciel zaczyna rozglądać się za finansowaniem dla transportu. Dobrym wyjściem z tej sytuacji jest faktoring! Dlaczego płynność finansowa jest tak istotna?W każdej branży płynność finansowa firma stanowi jeden z […]

Czytaj dalej

E-faktury – zmiany od 2022

e-faktury będą obowiązkowe w 2023

18 listopada w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę, która wprowadziła w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). W nadchodzącym roku korzystanie z e-faktury będzie jeszcze dowolne, ale od 2023 r. ich użycie będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. W ustawie znaleźć można także przepisy mówiące o zmianach w fakturowaniu, a będące częścią pakietu SLIM VAT 2.

Czytaj dalej