Coraz więcej polskich przedsiębiorców szukając możliwości poszerzenia bazy klientów i powiększenia dochodów podejmuje decyzje o sprzedaży towarów i usług za granicę. Jest to dobra inicjatywa, która może wpłynąć na pozytywną zmianę dla firmy, a także przyczynić się do zwiększenia możliwości biznesowych. Przed rozpoczęciem współpracy z zagranicznymi kontrahentami należy wiedzieć, że faktura dla firmy zagranicznej nie jest taka sama, jak typowe faktury sprzedaży wystawiane na co dzień. Jakie są więc różnice? Jak wystawić fakturę za granicę? Jak wyglądać powinny faktury dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej?
Faktury dla firmy zagranicznej – niezbędne wiadomości
Przy prawidłowym wystawianiu dokumentu sprzedaży należy pamiętać o następujących sprawach:
• Kiedy należy wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta? W każdej sytuacji, gdy zawierana jest transakcja z firmą zagraniczną. Należy jednak pamiętać, że faktura dla firmy zagranicznej wygląda nieco inaczej niż standardowa faktura VAT i na jej kształt wpływa wiele czynników.
• Jaki jest termin wystawienia faktury zagranicznej? Podobnie jak w przypadku sprzedaży dla odbiorcy w Polsce – nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu realizacji usługi. Jest także możliwość wystawienia faktury VAT z wyprzedzeniem – najwcześniej 30 dni przed realizacją usługi.
• Gdzie znajdują się przepisy mówiące o wystawianiu faktur dla kontrahentów zagranicznych? Wszystko na ten temat znajduje się w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Miejsce świadczenia usług a faktura sprzedaży dla kontrahenta zagranicznego
Faktura dla firmy zagranicznej przy wystawianiu jest specyficznym dokumentem. Bardzo ważne jest prawidłowe oznaczenie miejsca świadczenia usług (czyli miejsca opodatkowania). Umożliwi to poprawne rozliczenie należnego podatku VAT. Zasada ogólna odnosząca się do transakcji zawartych między kontrahentami z państw UE podaje, że miejsce świadczenia usług to po prostu siedziba kontrahenta. Sytuacja taka opisana jest w art. 28b ww. ustawy o VAT. Artykuł ten jest tożsamy z art. 44 unijnej dyrektywy VAT. Należy jednak pamiętać, że od wspomnianej zasady ogólnej są pewne wyjątki, o których mówią dalsze punkty art. 28 ustawy o VAT (art. 28b ust. 2-4, art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2, art. 28n).
Do najpopularniejszych odstępstw od zasady ogólnej należą sytuacje:
• gdy stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy nie jest siedziba działalności, wtedy miejsce świadczenia usług to stałe miejsce prowadzenia działalności.
• gdy usługobiorca nie ma siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, wtedy miejscem świadczenia usług staje się stałe miejsce zamieszkania bądź pobytu.
W sytuacji, gdy usługa świadczona jest przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej, będzie opodatkowana w kraju siedziby nabywcy. Jest to jednoznaczne z tym, że sprzedawca z Polski nie musi obliczać kwoty podatku, a ma obowiązek jedynie do tego, by wykazać w deklaracji VAT-7, że świadczy on usługi podlegające opodatkowaniu poza krajem.
Jak wystawić fakturę VAT dla klienta zagranicznego?
Każda transakcja musi być poświadczona dokumentem sprzedaży – jednak w przypadku transakcji z kontrahentem zagranicznym należy uwzględnić pewne różnice:
• język faktury – może być ona wystawiona w języku nabywcy. Jednak o wiele częściej spotkać się można z fakturą pisaną w języku angielskim. Warto także posiadać polskie odpowiedniki anglojęzycznych dokumentów na wypadek kontroli z urzędu skarbowego.
• waluta transakcji – jeżeli faktura wystawiona jest w euro lub innej walucie obcej, trzeba pamiętać o tym, żeby w Księdze Przychodów i Rozchodów zapisane były odpowiednie kwoty wyrażone w złotówkach, przeliczone według kursu NBP.
Jak przeliczyć kurs? W sytuacji wystawienia faktury przed wykonaniem usługi, przyjąć należy średni kurs danej waluty podany przez Narodowy Bank Polski na dzień przed wystawieniem faktury. Natomiast, gdy dokument wystawiony jest po wykonaniu usługi, uwzględnić trzeba kurs ogłoszony na dzień przed wykonaniem usługi.
