Faktura proforma, faktura VAT – różnice pomiędzy dokumentami

FAktura VAT faktura proforma

Przedsiębiorcy wystawiają różne typy dokumentów, jednak najpopularniejszym jest faktura VAT, natomiast faktura proforma też jest często w użyciu. Ten dokument właśnie pozwala na obliczenie należnego podatku. W handlu można spotkać się także z innym rodzajem faktur, na przykład fakturą proforma – ta z kolei nie stanowi podstawy opodatkowania, gdyż w polskim prawie nie funkcjonuje jako dokument księgowy. Jak odróżnić jeszcze fakturę proforma od faktury VAT?

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT jest głównym dokumentem księgowym, który potwierdza zawarcie transakcji między stronami umieszczonymi w jego treści. Faktura VAT wiąże zarówno nabywcę towaru albo usługi, jak i sprzedającego (świadczącego usługę). Ten pierwszy ma obowiązek uiszczenia opłaty w kwocie, którą wskazuje faktura, drugi zaś musi odprowadzić należny podatek.

Informacje zawarte w fakturze VAT

Aby faktura VAT była poprawnie sporządzona musi posiadać następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwę firmy wystawiającej fakturę oraz nabywcy towaru (usługi), adres zamieszkania lub siedziby, NIP;
  • numer faktury;
  • nazwę towaru bądź usługi, ilość albo liczbę sprzedanego towaru (wyjaśnienie zakresu wykonanej usługi);
  • cenę netto, brutto oraz stawki i kwoty podatku VAT, w sytuacji, gdy to dotyczy;
  • datę wystawienia dokumentu lub dostawy towaru (wykonania usługi);
  • termin płatności.


Fakturę VAT należy wystawić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – każda ze stron otrzymuje po jednym. Nie trzeba oznaczać, które z nich to oryginał lub kopia – oba są równoważne. Obowiązujące przepisy mówią, że nie trzeba oznaczać faktury VAT słowami “Faktura VAT”, wystarczy samo słowo “Faktura”.

Faktura proforma a faktura VAT

Nie ma zbyt wiele różnic między tymi dwoma rodzajami dokumentów – zestaw danych na fakturze pro forma jest identyczny, jak na fakturze VAT.

Właściwe oznaczenie

Najważniejszą rzeczą umożliwiającą odróżnienie obu dokumentów jest tytuł – “Faktura pro forma”. Oznaczenie takie spowoduje, że nie będzie ona potraktowana w żadnym wypadku jako faktura VAT.

Faktura pro forma a podatek VAT

Faktura VAT to dokument księgowy, pro forma natomiast jest dokumentem handlowym lub informacyjnym. Dlatego właśnie nie jest traktowana przez organy podatkowe jak faktura, a co za tym idzie, nie pociąga za sobą obowiązku podatkowego ani nie obliguje kupującego do opłacenia należności.


Cel faktury pro forma

Można zadać więc pytanie, jaki właściwie jest cel wystawiania takiej faktury?
Czasami fakturę pro forma traktuje się jako ofertę handlową. Wtedy sprzedający wystawia dokument pro forma, aby zaprezentować ewentualnemu nabywcy zakres usług lub wartość towarów.
W przypadku, gdy kontrahent po otrzymaniu faktury pro forma uiści część lub całość kwoty widniejącej na fakturze, godzi się w ten sposób na zawarcie umowy handlowej (zapłata jest wtedy traktowana jako akceptacja oferty).
Fakturę proforma można traktować jako ofertę handlową dopiero w momencie, gdy klient ureguluje należność, jaką podaje faktura – może to być zaliczka albo cała kwota.
Przy użyciu faktury pro forma można również zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje dotyczące potencjalnej transakcji w jednym miejscu. Klient otrzymując taką fakturę będzie mógł ocenić zakres usług albo listę produktów, zapoznać się ze sposobem i stawkami opodatkowania, a także porównać koszty konkurencyjnych ofert.
W sytuacji, gdyby kontrahent wycofał się, nikt nie ponosi konsekwencji, a jedyną realną stratą jest czas poświęcony na przygotowanie oferty w formie faktury pro forma. Dla porównania: gdyby kontrahent wycofał się już po wystawieniu faktury VAT, trzeba skorygować dokument – dlatego bardzo ważne jest, by faktura VAT wystawiona była dopiero po otrzymaniu należności lub można również skorzystać z faktur zaliczkowych. Nie rozwiąże to całkowicie problemu, ale może znacząco wpłynąć na zmniejszenie jego występowanie.

Wybierz polecany program do faktur

Polecane dla Ciebie

Ukraińscy przedsiębiorcy w Polsce – liczby, które mówią same za siebie

Kiedy w 2022 roku rozpoczęła się – już na pełną skalę – inwazja Rosji na Ukrainę, doczekaliśmy się bezprecedensowej fali migracji zza wschodniej granicy. Wśród Ukraińców uciekających przed konfliktem nie zabrakło osób przedsiębiorczych, które nie tylko szukały bezpieczeństwa, ale też nowych perspektyw i szans na rozwój. Ich aktywność ekonomiczna stała się istotnym czynnikiem wpływającym na […]

Czytaj dalej

Najlepsze sposoby na dofinansowanie rozwoju firmy

Pozyskiwanie finansowania dla firm to ważny temat, szczególnie w tak dynamicznym środowisku biznesowym, w jakim funkcjonują polscy przedsiębiorcy. Wszyscy doskonale wiedzą o tradycyjnych formach finansowania, czyli kredytach bankowych – ale te mogą okazać się niewystarczające lub nieopłacalne, albo też po prostu niedostępne dla firm, które dopiero rozpoczęły działalność.  Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań finansowych staje się zatem […]

Czytaj dalej

Nielegalna konkurencja ukraińskich firm – czy to zagrożenie dla firm transportowych?

Ukraińskie firmy przewoźnicze wyrażają zaniepokojenie karami nakładanymi na kierowców w Polsce. Rząd wprowadził nowe przepisy, by zapobiegać nielegalnej działalności naszych wschodnich sąsiadów na terenie Unii Europejskiej. Czy to jednak wystarczy? Kabotaż, czyli nielegalne działania ukraińskich firm Przewozy kabotażowe to przewozy ładunku między punktami położonymi poza granicami kraju, w którym siedzibę ma firma transportowa. Właśnie takie […]

Czytaj dalej