Wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania w ramach KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) to nie lada wyzwanie, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców, którzy często potrzebują więcej czasu, by dostosować się do zmian. Na szczęście dla mikroform, rząd przesunął termin wprowadzenia nowego obowiązku.
Decyzję tę podjęto po konsultacjach z właścicielami firm i przedstawicielami różnych sektorów biznesowych. Liczne i zgodne głosy przedsiębiorców wskazują jasno, że dodatkowy czas pozwoli uniknąć ewentualnych problemów i chaosu związanego z wprowadzaniem KSeF. Ten czas to jednak nie są wakacje od cyfrowej rewolucji, ale raczej strategiczna szansa, którą trzeba mądrze wykorzystać, bo kolejnego odroczenia już najpewniej nie będzie.
Po miesiącach niepewności proces legislacyjny nabrał tempa, a nowelizacja ustawy o VAT ostatecznie określiła nowy harmonogram wdrażania KSeF. Zamiast jednego, konkretnego terminu, administracja postawiła na stopniowe, bardziej racjonalne wdrażanie systemu – i trzeba przyznać, że to zdecydowanie rozsądna decyzja.
Według rozporządzenia rządu, obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku dla największych przedsiębiorców, czyli firm, który wartość sprzedaży brutto przekroczy w 2025 roku 200 mln zł. Mniejsze firmy otrzymały jednak więcej czasu – termin dla mikrofirm wyznaczono na 1 kwietnia 2026 roku. Jest też osobny termin dla najmniejszych podmiotów, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, a wartość pojedynczej faktury wynosi maksymalnie 450 zł – w tym przypadku obowiązkowe e-fakturowanie zacznie obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Dlaczego rząd nacisnął hamulec?
Nowy kalendarz wdrażania obowiązku e-fakturowania wydaje się efektem przyznania, że pierwotne plany i ambicje zderzyły się z twardą rzeczywistością. Nie powinno to jednak dziwić. To przesunięcie terminu nie jest kaprysem, tylko koniecznością podyktowaną fundamentalnymi problemami.
Zlecony przez Ministerstwo Finansów zewnętrzny audyt informatyczny potwierdził to, o czym alarmowali eksperci. Mianowicie, system w swojej pierwotnej formie był niestabilny, niewydajny i nieprzygotowany na obsługę szacowanych 2,5 miliarda e-faktur rocznie. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, Marcin Łoboda, podkreślał, że KSeF musi gwarantować komfort prowadzenia działalności i pewność, że faktury trafią do systemu, czego ówczesna wersja nie zapewniała.
Równie istotnym czynnikiem był alarmująco niski poziom gotowości samych firm. Badania były bezlitosne, bo zaledwie 3% przedsiębiorstw deklarowało pełne przygotowanie do wdrożenia, a ponad 65% firm z sektora MŚP przyznawało, że nawet nie wie, na czym polega rewolucja KSeF. Wdrożenie systemu w takich warunkach groziło paraliżem gospodarczym, zwłaszcza że dostosowanie własnych systemów księgowych i procesów wewnętrznych stanowiło dla wielu, szczególnie małych firm, ogromne wyzwanie finansowe i organizacyjne.
Dodatkowe miesiące zostały wykorzystane przez resort finansów nie tylko na naprawę systemu, ale także na wprowadzenie szeregu ułatwień, które mają złagodzić proces adaptacji. Wiele z tych zmian to bezpośrednia odpowiedź na postulaty zgłaszane podczas szerokich konsultacji społecznych.
Najważniejsze udogodnienia to chociażby brak kar do końca 2026 roku – przedsiębiorcy zyskali bezpieczny poligon doświadczalny. Do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy związane z wdrożeniem i użytkowaniem KseF. Inna ciekawa propozycja to stały tryb „offline24”, dzięki której wszystkie firmy zyskają możliwość wystawienia faktury lokalnie (np. w terenie, bez dostępu do internetu) i przesłania jej do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Rozwiązanie to będzie jednak wymagało wcześniejszego pobrania specjalnego certyfikatu.
Ponadto, wartym wymienienia udogodnieniem zaplanowanym przez rząd jest odroczenie dodatkowych obowiązków – do końca 2026 r. przesunięto bowiem obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu oraz utrzymano możliwość wystawiania faktur za pomocą kas fiskalnych. Wreszcie, ustawodawca wprowadził też modyfikację związaną z załącznikami do faktur. System umożliwi dołączanie do e-faktur plików, choć będą musiały mieć formę ustrukturyzowaną (XML), co wyklucza pliki PDF czy JPG.
Jak mikrofirmy powinny wykorzystać dodatkowy czas
Dla najmniejszych firm dodatkowy czas to szansa, której nie można zmarnować. Kluczowe jest zrozumienie, że odpowiedzialność za wdrożenie KSeF spoczywa na przedsiębiorcy, a nie na jego biurze rachunkowym. Należy więc już teraz podjąć konkretne kroki.
Po pierwsze, edukacja i testowanie. Ministerstwo Finansów udostępniło już produkcyjną wersję Aplikacji Mobilnej KSeF i darmowe narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika oraz e-Mikrofirma, które są idealnym, bezkosztowym rozwiązaniem dla mikrofirm. Warto również śledzić zapowiadane szkolenia i uruchomienie specjalnej infolinii KIS.
Po drugie, rozmowa z księgowością. Należy ustalić nowy model współpracy, zakres obowiązków i sposób obiegu dokumentów. Konieczne będzie nadanie biuru rachunkowemu odpowiednich uprawnień w systemie, co można zrobić za pomocą formularza ZAW-FA lub bezpośrednio w aplikacji.
Po trzecie, trzeba pamiętać, że nawet jeśli nasza firma zostanie objęta obowiązkiem dopiero w kwietniu 2026 r., to więksi kontrahenci zaczną wystawiać faktury w KSeF już dwa miesiące wcześniej. Oznacza to, że każda firma musi być gotowa na odbieranie faktur kosztowych z systemu znacznie wcześniej, niż sama zacznie je w nim wystawiać.
Trzeba więc pamiętać, że odkładanie przygotowań na ostatnią chwilę może okazać się problematyczne. KSeF jest nieuniknioną częścią cyfrowej transformacji gospodarki, więc firmy, które już dziś zainwestują w zrozumienie systemu i dostosowanie swoich procesów, nie tylko unikną problemów, ale mogą zyskać realną przewagę konkurencyjną. Czasu jest w sam raz, także warto go dobrze spożytkować na to, żeby wybrać odpowiedni program do faktur.
