W ostatnich latach bardzo dużą popularnością cieszyły się tzw. „wolne” zawody, które nie wymagają od zatrudnionych codziennej obecności w biurze. Z tego właśnie powodu coraz więcej osób podjęło decyzję o założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej i pracy w domowym zaciszu. Taka forma prowadzenia biznesu eliminuje przecież przede wszystkim wysokie koszty, które generuje wynajęcie oraz utrzymanie przestrzeni biurowej. Jednak i taka działalność gospodarcza w mieszkaniu podlega ściśle określonym zasadom.
Wydatki prywatne a służbowe – rozdzielenie kosztów uzyskania przychodów
Głównym problemem, z którym stykają się osoby rozliczające działalność prowadzoną w mieszkaniu przedsiębiorcy jest odróżnienie wydatków prywatnych od tych, które mogą być traktowane jako koszt uzyskania przychodu. Przepisy prawa podają, że każdy zakup poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, musi być rozliczony jako wydatek firmowy. Do kosztów firmowych mogą być zakwalifikowane takie rzeczy jak: środki czystości, woda, akcesoria biurowe czy specjalistyczne sprzęty pod warunkiem jednak, że są one zgodne z zadeklarowanym w CEIDG profilem prowadzonej działalności.
Warto zaznaczyć, że zanim przedsiębiorca odbierze ze sklepu swoją pierwszą fakturę, musi wcześniej określić, którą część lokalu wykorzystuje do prowadzenia działalności. Niektóre wspólnoty mieszkaniowe nie wymagają wcześniejszego zgłoszenia prowadzonej działalności, ale bywają przypadki, że w danym budynku zabronione są pewne formy eksploatowania własnego lokalu. Z tego powodu dobrze jest zapytać się zarządu wspólnoty i poprosić o zgodę na prowadzenie biznesu, szczególnie jeżeli związany jest on z przyjmowaniem klientów w mieszkaniu.
Czynsz i media – własna firma w mieszkaniu
Do wydatków podlegających rozliczeniu kosztów uzyskania przychodu można także zaliczyć czynsz. W tej sytuacji najważniejsza jest powierzchnia mieszkania, którą wykorzystujemy do prowadzenia działalności – w zależności od tego, jaki biznes prowadzimy, może to być zaledwie kilka metrów kwadratowych albo nawet całe lokum. By określić wysokość stawki czynszu, którą możemy rozliczyć na fakturze, należy skorzystać ze współczynnika metrażowego. Trzeba jedynie obliczyć procentowy udział wykorzystywanej pod działalność części w stosunku do całości mieszkania, a później przemnożyć ją przez wartość całej faktury.
Podobnie sytuacja wygląda w przypadku ewidencjonowania zużywanych w mieszkaniu mediów. By zewidencjować wykorzystane zasoby wody, prądu, gazu czy ogrzewania konieczne będzie określenie miernika zużycia (z notatką logicznie uzasadniającą przyjęty sposób rozliczania) albo założenie osobnych liczników.
Telefon i internet
Wydatek poniesiony na abonament telefoniczny lub internetowy może być w całości zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli w mieszkaniu mamy abonament skierowany do firm. W przeciwnym razie przedsiębiorca musi podzielić koszty na podstawie bilingów, a także ustalić, które rozmowy dotyczyły spraw związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub jaka ilość transferu była wykorzystana na poczet załatwienia firmowych spraw.
Działalność gospodarcza w mieszkaniu rodziców
Działalność gospodarczą można prowadzić również w mieszkaniu rodziców. Trzeba jednak mieć odpowiednią zgodę od rodziców wynikającą z konieczności posiadania tytułu prawnego do wykorzystywania ich adresu do prowadzenia działalności gospodarczej. Taka forma działalności gospodarczej w mieszkaniu rodziców najczęściej bazuje na podstawie umowy użyczenia lokalu. Lepiej jest umowę taką sporządzić na piśmie, gdyż może zdarzyć się sytuacja, że urząd poprosi o potwierdzenie prawa do rejestracji firmy pod wskazanym adresem. Co ważne korzystanie z mieszkania rodziców w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie jest obciążone kosztami i nie ma konieczności zapłaty podatku dochodowego.
Czy można prowadzić działalność gospodarczą w wynajmowanym mieszkaniu?
Kolejnym zagadnieniem, nad którym rozmyślają młodzi przedsiębiorcy to prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu. Taka możliwość również istnieje pod pewnymi warunkami. Tak samo, jak w poprzednim przypadku najemca musi posiadać tytuł prawny do mieszkania, w którym chce prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą. Taki tytuł gwarantuje umowa najmu, umowa użyczenia lub akt prawa własności. Warto wiedzieć, że zamieszkiwane mieszkanie może być jedynie w maksymalnie 40% wykorzystywane w celach komercyjnych. Inaczej zachodzi konieczność zmiany przeznaczenia wynajmowanego lokalu. Na prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu należy uzyskać pisemną zgodę od właściciela lokalu. Czasem wynajmujący może odmówić takiego pozwolenia np. z powodu hipoteki.
Działalność gospodarcza w mieszkaniu – księgowanie krok po kroku
Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w całym lub części mieszkania, muszą być zaksięgowane jako pozostałe wydatki w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wyjątek stanowią jedynie koszty ustalone za pomocą współczynników lub bilingów. Do ich ewidencji konieczne jest załączenie oryginalnego dokumentu razem z opisanym sposobem wyliczenia konkretnych kosztów.
