Biała lista podatników

Biała lista podatników - co to jest?

Księgowi z pewnością wiedzą, czym jest biała lista podatników. Jednak warto omówić praktyczne przypadki, wskazać zmiany w przepisach oraz sposób aktualizacji danych.
Lista ta obowiązuje od 1 września 2019 r. Zawiera ona zestawienie podatników VAT czynnych, a jej zadaniem jest ułatwienie przedsiębiorcom i księgowym weryfikacji kontrahentów.
Na liście tej można sprawdzić:

  • dane kontrahenta – w szczególności nazwę, adres, NIP, Regon, numeru KRS
  • czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Jest to bardzo ważne przy fakturach zakupowych otrzymanych z podatkiem VAT. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem czynnym, nie można odliczyć VAT z takiej faktury
  • numer rachunku bankowego kontrahenta
    Dane podatników uzyskiwane są ze zgłoszeń do KRS oraz Urzędu Skarbowego (druk NIP-2/NIP-8), dlatego istotna jest ich bieżąca aktualizacja.
    Kontrahenta można wyszukać poprzez:
  • numer rachunku bankowego
  • NIP
  • REGON
  • po nazwie (min. 5 znaków z wyłączeniem znaków
    specjalnych)

Kontrahenci zazwyczaj dostarczają dokumenty po danym miesiącu za miesiąc poprzedni. Wyszukiwarka zaś daje możliwość sprawdzenia kontrahenta na dany dzień, np. na dzień wystawienia faktury lub na dzień płatności. Trzeba jedynie wybrać opcję “Zmień datę” i ustawić odpowiednią datę.
Pierwsza informacja dotyczy statusu klienta. Należy mieć świadomość, że podatnicy zwolnieni nie pokazują się w tym rejestrze.
Jak udowodnić fakt sprawdzenia obecności kontrahenta na białej liście? Na samym końcu znajduje się identyfikator wyszukiwania oraz opcja zapisu potwierdzenia przy pomocy “drukuj potwierdzenie”. Może być to przydatne i ważne np. przy kontroli lub czynnościach sprawdzających.

Biała lista podatników – kary

Warto rozróżnić dwie sytuacje:
I. Jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym, a VAT z otrzymanej faktury został odliczony, wtedy niezbędne jest dokonanie korekty deklaracji VAT oraz możliwy nienależny zwrot/kwota do dopłaty i odsetki.
II. Dokonana została płatność na rachunek bankowy spoza rachunków zgłoszonych przez kontrahenta. Od 1 stycznia 2020 r. konsekwencją dla płatności powyżej 15 tys. zł brutto jest brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów tej kwoty, która została przelana na inny rachunek oraz odpowiedzialność solidarna, czyli odpowiedzialność za należny VAT, w przypadku gdy kontrahent nie odprowadzi go do Urzędu Skarbowego.
W sytuacji pomyłki, by uniknąć konsekwencji w zakresie rachunku bankowego, należy złożyć zawiadomienie do urzędu o płatności na inny rachunek niż ten wskazany na białej liście.
Wcześniejsze przepisy zobowiązywały do złożenia takiego zawiadomienia na druku ZAW-NR w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu do Urzędu Skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Nowe przepisy obowiązujące od lipca 2020 r. informują, że zgłoszenia dokonuje się w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu właściwego dla nabywcy.
W sytuacji panującej pandemii okres ten został jeszcze bardziej wydłużony aż do 14 dni.
Dobrym pomysłem jest weryfikacja i zapisywanie potwierdzenia dla wszystkich kontrahentów, którym zostały zlecone przelewy na kwotę powyżej 15 tys. zł (najlepiej poprzez zmianę daty).
W przypadku klientów, którzy mają zgłoszoną dużą ilość rachunków warto wyszukiwać ich po numerze rachunku. Gdyby był to rachunek pomocniczy ukaże się komunikat, że jest to subkonto i zostanie poprawnie zweryfikowane.

Polecane dla Ciebie

Nabycie samochodu na działalność gospodarczą – istotne informacje

Zaobserwować można, że właściciele firm coraz częściej decydują się na kupno auta na firmę. Jest to duże ułatwienie w transporcie oraz skuteczny sposób na optymalizację podatkową. Jednak wątpliwości mogą pojawić się podczas wyboru sposobu finansowania pojazdu. Istnieje kilka opcji: zakup samochodu firmowego za gotówkę, leasing albo zobowiązanie kredytowe. Zakup samochodu na firmę Zanim przedsiębiorca zdecyduje […]

Czytaj dalej

Pakiet ViDA – Wprowadzenie obowiązku e-fakturowania w całej Unii Europejskiej

Skrót ViDA czyli VAT in Digital Age mówi o VAT w epoce cyfrowej. Pakiet ten został wprowadzony 8 grudnia 2022 r. przez Komisję Europejską. Ma on na celu ustanowienie sprawnie działającego rynku wewnętrznego Unii w ramach podatku VAT. Polegać ma na obowiązkowym e-fakturowanie w UE. Główne założenia pakietu ViDA Jego głównym celem jest umożliwienie przedsiębiorstwom […]

Czytaj dalej

Badanie nowego rynku przed rozpoczęciem ekspansji

Ekspansja zagraniczna jest bardzo perspektywicznym kierunkiem dla przedsiębiorców, którzy pragną skalować swój biznes. Zwłaszcza ma to miejsce w sytuacji, jeśli na rodzimym rynku osiągnięto już bardzo dużo, a szanse na skalowanie przychodów są już ograniczone albo niemiarodajne w odniesieniu do przewidywanych zysków i strat. Przed rozwijaniem działalności w nowym kraju należy wybrać odpowiedni kierunek, czyli […]

Czytaj dalej