W czasie podejmowania nowej współpracy przedsiębiorcy często zawierają klauzulę określającą obowiązki stron względem przekazywania informacji poufnych. Takie rozwiązanie zabezpiecza firmę przed utratą swoich strategii, bazy klientów i kontrahentów, planów finansowych, informacji handlowych, produktowych czy usługowych.
Czym jest umowa NDA?
Umowa NDA (Non-Disclosure Agreement), nazywana także umową o zachowaniu poufności albo umową poufności, jest prawnym dokumentem ustalającym warunki i zobowiązania odnoszące się do zachowania poufności informacji i danych poufnych pomiędzy stronami. Umowę taką zawiera się zazwyczaj w obrocie gospodarczym. Ma ona na celu ochronę interesów firmy, w tym głównie: tajemnic handlowych, posiadanych technologii, poufnych informacji, danych osobowych przed nieuprawnionym ujawnieniem, bądź wykorzystaniem przez osoby trzecie. Najczęściej umowę o zachowanie poufności podpisuje się przed zawarciem umowy głównej np. umowy o świadczenie usług.
Strony umowy o zachowaniu poufności
Najczęstszą praktyką jest obustronne zawieranie umów o zachowaniu poufności, tak aby chronić informacje poufne obu stron. Prawo daje jednak możliwość dzielenia się informacjami poufnymi jednostronnie. W takiej sytuacji postanowień umownych i tajemnicy przedsiębiorstwa ma dotrzymać podmiot, który ma dostęp do poufnych informacji.
Treść umowy o zachowaniu poufności
Polskie prawo nie reguluje umów NDA, z tego powodu nie ma jednego właściwego wzoru. Niewątpliwie powinny tam się znajdować szczegółowe informacje odnośnie kontekstu zawieranej umowy o poufności (NDA), to znaczy, czego dokładnie dotyczy i obowiązków strony wynikających z jej zawarcia.
Umowa o zachowaniu poufności powinna:
• wskazywać strony umowy,
• szczegółowo określać przedmiot umowy:
• cel umowy,
• wskazywać informacje uznane za poufne,
• zobowiązywać strony do zachowania w tajemnicy ujawnionych danych oraz informacji,
• wskazywać cel wykorzystywania danych i informacji poufnych,
• podawać formę zabezpieczenia danych oraz informacji poufnych,
• może wskazywać przypadki, gdy dana informacja może stanowić wyjątek od objęcia jej ochroną,
• określać okres obowiązywania poufności,
• wymieniać działania, które trzeba podjąć po zakończeniu umowy (np. zniszczenie posiadanych kopii dokumentów),
• wskazywać skutki naruszenia postanowień umowy np. kary umowne, za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.
Informacje poufne – definicja
Art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK) podaje definicję tajemnicy przedsiębiorstwa i tym samym zachowanie informacji poufnych.
Zgodnie z nią dane poufne to informacje dotyczące technologii, organizacji przedsiębiorstwa albo inne informacje, które mają wartość gospodarczą. W całości lub w konkretnym zestawieniu czy zbiorze ich elementów nie są upowszechnione osobom, które zazwyczaj zajmują się takimi danymi. Nie są też łatwo dostępne dla tych osób, o ile dochowano należytej staranności, by utrzymać je w poufności. Tajemnica przedsiębiorstwa odnosi się do różnego rodzaju informacji finansowych, biznesowych, ekonomicznych, dotyczących relacji handlowych, jak również danych technicznych, technologicznych, bądź organizacyjnych nawiązujących do prowadzonej branżą.
Aktualnie bardzo istotne jest zachowanie tajemnicy danych osobowych. Jeżeli strona umowy NDA wykorzysta poufne informacje, prowadzi to do nieuczciwej konkurencji, a często kończy się zapłatą kar umownych, bądź wpływa na zakończenie współpracy.
Czas trwania umowy i zachowania poufności
Najlepsze jest dokładne określenie czasu trwania obowiązku poufności, a także możliwość jego ewentualnego przedłużenia. Częstą praktyką jest umieszczanie w dokumencie NDA informacji, że strony zobowiązują się do przestrzegania postanowień umowy, a także zachowania tajemnicy informacji poufnych nawet, gdy umowa już wygaśnie albo zostanie rozwiązana. Wpływa to na trwałość i nienaruszalność relacji pomiędzy stronami umowy.
Forma zawarcia umowy NDA
Dokładne sformułowanie w umowie, co jest poufną informacją oraz wymienienie reguł jej zachowania, wpłynie na uproszczenie w przyszłości udowodnienia ich złamanie i przeprowadzenia dochodzenia roszczeń. Najlepszym rozwiązaniem jest sporządzenie pisemnej umowy NDA, która precyzyjnie i jasno wskazuje, co ma być traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa. Dopuszcza się jednak także jej zawarcie w formie elektronicznej.
Konsekwencje naruszenia umowy NDA
Do najczęstszych skutków naruszenia zapisów umowy NDA należy obowiązek zapłaty kary umownej, która wpłynie na zadośćuczynienie za szkody wynikające z możliwości ujawnienia poufnych informacji. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których złamanie zasad umowy prowadzi do postępowania sądowego. W poważnych naruszeniach obowiązku poufności w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa sąd może zawyrokować karę ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
