Do głównych dokumentów, o których musi pamiętać każdy przedsiębiorca należy faktura korygująca. Należy ją wystawić w szczegółowo określonych sytuacjach, a w czasie jej sporządzania niezbędne jest wpisanie wszystkich wymaganych informacjach, jakie muszą się na fakturze korygującej znaleźć. Więc kiedy i jak wystawić fakturę korygującą?
Sytuacje, w których należy wystawić fakturę korygującą
Dla każdego przedsiębiorcy wystawianie faktur to chleb powszedni. Powody wymagające wystawienia faktury korygującej znaleźć można w ustawie o VAT, a konkretnie art. 106j ust. 1. Można ją wystawić, jeżeli kupującemu przyznany był rabat lub upust – na przykład kontrahentowi udało się wynegocjować zniżkę już po zawarciu transakcji. Również, gdy dokonany był zwrot towaru, opakowań lub zapłaty (a nawet jej części) faktura taka powinna być wystawiona. Ostatnią przesłanką wymienioną w ustawie jest sytuacja, w której podwyższona została cena (analogicznie do zastosowania rabatu) lub skorygować należy pomyłkę w cenie sprzedawanego produktu bądź usługi.
Wzór faktury korygującej
Osoba wystawiająca fakturę korygującą musi zastosować się do kilku zasad oraz zawrzeć wszystkie kluczowe informacje zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.
O czym nie można zapomnieć?
Na górze dokumentu musi pojawić się tytuł: „Faktura korygująca” lub „Korekta”. Należy podać dane faktury, która będzie poddana korekcie. Dobrze byłoby sporządzić dwie osobne tabele: jedna ukazująca dane przed korektą, a druga z danymi po zmianie. Na pewno będzie to jasne i czytelne dla każdej ze stron i nie pozostawimy miejsca na domysły. Na fakturze korygującej muszą znaleźć się:
- tytuł, numer i data wystawienia faktury korygującej;
- numer i data faktury, której będzie poddana korekcie;
- dane sprzedawcy i nabywcy, czyli imię, nazwisko i PESEL w przypadku osoby fizycznej, nazwa i NIP firmy, gdy chodzi o przedsiębiorstwa, adres zamieszkania lub siedziby);
- data dostarczenia towarów lub wykonania usługi, jak również data otrzymania zapłaty, w sytuacji gdy jest inna niż data dostawy towarów lub wykonania usługi;
- lista towarów i usług, które zostały objęte korektą;
- powód korekty;
- podanie kwoty korekty dla podstawy opodatkowania lub podatku należnego (jeżeli dotyczy);
- okres, w którym dokonano rabatu lub upust (jeżeli dotyczy).
Zmiany od 2021 r. w fakturze korygującej
W dniu 1 stycznia 2021 wprowadzone zostały zmiany odnoszące się do faktur korygujących w ramach pakietu Slim VAT. Do tej pory konieczne było potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę w każdej sytuacji, bez względu na to, czy korekta była „in plus” (podstawa opodatkowania zwiększa się) czy „in minus” (podstawa opodatkowania zmniejszyła się). Aktualnie potwierdzenie odbioru przy korekcie in minus nie jest już wymagane – wystarczy mieć dokumentację potwierdzającą w jednoznaczny sposób fakt ustalenia warunków korygowania faktur przez strony transakcji. Zmiany te podaje art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
Jak wykonać korektę faktury?
Oprócz wystawienia faktury korygującej niezbędne jest również właściwe ujęcie jej w deklaracji podatkowej.
Korekta in minus
Korektę sprzedaży in minus zaksięgować można dwojako – zależnie od jej powodu.
Gdy korygujemy sprzedaż, której przyczyną był błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka, zapis korygujący w KPiR musi pojawić się pod datą wydarzenia, które korygujemy.
W sytuacji jednak, gdy powodem jest udzielenie rabatu, zwrot towaru lub jakaś inna dowolna przyczyna wyszczególniona w ustawie o VAT, wtedy zmianę trzeba zaksięgować w dacie wystawienia faktury korygującej, pomniejszając przychód albo zwiększając koszt w zależności od sytuacji.
Korekta in plus
Ponieważ reguł księgowania korekty in plus jednoznacznie nie podano, należy zastosować zasadę analogii. Korektę in plus księgujemy tak samo, co korektę in minus.
