Czasem można spotkać się z prośbą od swojego klienta o wystawienie duplikatu faktury, która wystawiona była jakiś czas temu. Może zdarzyć się również, że to Ty przez przypadek zniszczyłeś bądź zgubiłeś ważną fakturę. W artykule dowiesz się, co to jest duplikat faktury, jak go wystawić i kiedy można to zrobić.
Duplikat faktury jest po prostu fakturą wystawioną po raz kolejny, zawierającą dokładnie te same informacje, jak w fakturze pierwotnej. Bardzo ważne jest, by wystawiona ponownie faktura zawierała napis, że jest to duplikat. Faktura taka ma identyczne znaczenie, ponieważ odnosi się do tej samej transakcji i zawiera identyczne dane. Warto zaznaczyć, że posiadając jedynie duplikat faktury możemy także skorzystać z odliczenia od podatku, tak jak przy fakturze pierwotnej.
Kiedy można, a kiedy trzeba wystawić duplikat faktury?
Najczęstszymi powodami wystawienia duplikaty faktur są sytuacje:
- zaginięcia lub zniszczenia faktury przez podatnika,
- utracenia faktury przez nabywcę – wtedy ma on obowiązek zwrócić się o wystawienie duplikatu dokumentu do osoby lub firmy, wystawiającej fakturę,
- gdy nabywca nie otrzymał faktury.
Jeżeli przedsiębiorca stracił fakturę, przykładowo przez zniszczenie papierowej wersji lub utracenie wersji elektronicznej, musi koniecznie postarać się o duplikat. Trzeba pamiętać, że skutki braku dokumentu mogą być bardzo poważne. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie wszystkich faktur. To właśnie one dają uprawnienia do odliczenia podatku VAT za zakup towarów czy korzystanie z usług.
Jeżeli podczas kontroli skarbowej okaże się, że danej faktury brakuje, będzie to świadczyło o tym, że podatek został odliczony bezprawnie. Jeśli przedsiębiorca utracił fakturę i nie ma jej duplikatu, musi dokonać korekty w deklaracji VAT, w której dokonał odliczenia podatku z tytułu tej właśnie faktury.
Jak wystawiać duplikaty faktur?
Jest to bardzo prosta czynność. W przypadku korzystania z programu do generowania faktur i obsługi księgowej, trzeba jedynie wybrać odpowiedni dokument i opcję typu: wystaw duplikat faktury.
Duplikat faktury może być także wystawiony ręcznie. Można skorzystać z przygotowanego wcześniej wzoru faktury. Wystarczy go edytować i do wersji pierwotnej dodać informację, że jest to duplikat. Trzeba pamiętać, że informacja ta musi znaleźć się na dokumencie.
Istotne jest również, że duplikat faktury nie może w żaden sposób różnić się od faktury pierwotnej, poza jedną kwestią. Musi posiadać aktualną datę jej wystawienia. A więc wystawiając duplikat faktury nie można zapomnieć o dwóch kwestiach:
- dokument musi zawierać informację, że jest to duplikat,
- dokument musi mieć aktualną datę wystawienia.
Duplikat może być wystawiony przez przedsiębiorcę, ale także przez osobę uprawnioną do tego – przykładowo sprzedawca, bądź osoba zajmująca się księgowością albo biuro rachunkowe.
Czy duplikat faktury uprawnia do odliczenia podatku VAT?
Jest to istotne pytanie zadawane przez wielu przedsiębiorców. Jednak odpowiedź nie jest tak oczywista. Trzeba omówić tutaj dwa przypadki.
Firma odliczyła VAT od faktury pierwotnej
Odliczenie podatku VAT od duplikatu faktury nie jest możliwe, gdy przedsiębiorca odliczył już VAT od pierwotnej faktury. Ponieważ dokument ten odnosi się do tej samej transakcji, co faktura pierwotna, ponowne odliczenie podatku wskazywałoby na to, że przedsiębiorca dwa razy odliczył VAT, który zapłacił tylko raz. Duplikat jest wtedy jedynie potwierdzeniem zaistniałej transakcji, a nie podstawą do ponownego odliczenia podatku.
Firma nie odliczyła podatku od faktury pierwotnej
Może zdarzyć się sytuacja, że nabywca w ogóle nie otrzymał faktury. Wtedy duplikat faktury może stanowić podstawę do jej rozliczenia i daje możliwość odliczenia podatku VAT w okresie rozliczeniowym, w którym przedsiębiorca dostał dokument albo również w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.
Duplikat faktury a koszty uzyskania przychodu
Podobnie jest w przypadku kosztów uzyskania przychodu. W sytuacji, gdy nabywca nie otrzymał faktury pierwotnej, to data wystawienia duplikatu faktury wskazuje na moment poniesienia kosztu. Można zatem odliczyć koszty uzyskania przychodu od danej faktury w okresie rozliczeniowym, w którym duplikat był wystawiony. Natomiast w sytuacji, gdy podatek był odliczony od faktury pierwotnej, duplikat jest jedynie potwierdzeniem transakcji.
Podsumowanie
Duplikat faktury jest dokumentem wystawianym, gdy faktura pierwotna zostanie zniszczona lub zagubiona. Nie można dopuścić do sytuacji, że w dokumentacji firmy będzie brakowało jednej faktury, ponieważ wtedy, jeśli nie uda się uzyskać lub wystawić duplikatu, trzeba dokonać korekty deklaracji VAT.
