Wyszukanie informacji o kontrahencie w systemie VIES jest bardzo ważną czynnością, ponieważ od tego zależy prawidłowe rozliczenie z tytułu podatku VAT od zagranicznych transakcji w obrębie UE. W jakich sytuacjach należy sprawdzić status kontrahenta w systemie VIES oraz jak to robić?
Jeżeli jako przedsiębiorca dokonujesz transakcji dostawy towarów w obrębie UE (WDT), weryfikacja statusu podatnika VAT jest konieczna. Jak to zrobić? Oto kroki:
- Wejdź na stronę wyszukiwarki VIES UE.
- Uzupełnij pola „Państwo Członkowskie” oraz „Numer VAT” wprowadzając dane kontrahenta, którego chcemy sprawdzić.
- Kliknij przycisk „Weryfikuj”.
Pojawi się informacja o ważności numeru NIP kontrahenta w zakresie transakcji transgranicznych. W wynikach wyszukiwania podana będzie jedna z dwóch informacji: numer VAT aktywny, a także nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE.
Co w przypadku negatywnej odpowiedzi w systemie VIES? Negatywna odpowiedź najczęściej wskazuje na to, że kontrahent:
- Nigdy nie rejestrował się do VAT UE.
- Jest w trakcie rejestracji.
- Został wykreślony z bazy podatników.
Negatywna odpowiedź powinna być skonsultowana od razu z kontrahentem, żeby rozliczenie przebiegło w prawidłowy sposób.
Warto wiedzieć, że w systemie VIES nie znajdziemy kontrahentów spoza UE zarejestrowanych na potrzeby rozliczeń na terenie UE i posiadających numer identyfikacji podatkowej z prefiksem EU.
Weryfikacja kontrahenta w systemie VIES jest bardzo ważnym elementem transakcji na terenie UE. Informacja o posiadaniu aktywnego statusu podatnika VAT pozwala na zastosowanie odpowiedniej stawki podatku VAT: stawki podatku dla transakcji europejskich 0% (WDT) oraz stawki krajowej podatku (polskiego VAT).
Jeżeli mamy do czynienia ze sprzedażą towaru dla kontrahenta z UE, czyli przy dokonywaniu WDT, należy zweryfikować jego status w bazie VIES. Zobaczymy, czy rzeczywiście widnieje on na liście podmiotów zarejestrowanych do VAT UE. Jest to ważny warunek do spełnienia przy zastosowaniu obniżonej stawki VAT. Gdy kontrahenta nie będzie w bazie VIES, sprzedawca musi zastosować stawkę VAT odpowiednią dla danego kraju.
Sprawdzenie statusu podatnika w systemie VIES pozwala uniknąć konsekwencji zawarcia współpracy z nieuczciwym kontrahentem. Z tego powodu niezbędne jest posiadanie wiedzy, co jako przedsiębiorca musisz zrobić i jak tego dokonać. System VIES jest prostym narzędziem, dzięki któremu będziesz mieć pewność zasadności rozliczeń w ramach prowadzonych transakcji unijnych.
