Co zrobić w sytuacji, gdy popełniłeś błąd w czasie wystawiania faktury? Albo jak postąpić, jeżeli Twój kontrahent nie odebrał dokumentu, bądź dokonał jego zwrotu – czy można to anulować? Zapraszamy do zapoznania się z sytuacjami, gdy możliwe jest anulowanie faktury oraz z instrukcją, jak to zrobić!
W jakich przypadkach można anulować faktury?
Istnieją dwa konkretne warunki umożliwiające anulowanie faktury:
-Jeśli nie doszło do rzeczywistego wykonania usługi bądź sprzedaży towarów określonych na fakturze.
-Jeśli faktura nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego.
Pierwszy punkt jest raczej zrozumiały. Jednak drugi może budzić wątpliwości w kwestii tego, czy dana faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Mowa tutaj o sytuacji, gdy dana faktura została przesłana do kontrahenta, ale on jej nie odebrał. Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego ma miejsce także w sytuacji, gdy faktura została wysłana i kontrahent ją odebrał, ale następnie została ona przez niego zwrócona do wystawcy faktury.
Przepisy regulujące kwestię anulowania faktur
Niestety przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie mówią wprost o kwestii anulowania wystawionych faktur. Znaleźć można jednak oficjalne stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, mówiące o tym, że anulowanie faktur jest możliwe. Chodzi tu dokładnie o interpretację indywidualną z dnia 20 września 2019 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK. Wskazuje ona na to, że w praktyce w drodze wyjątku jest dopuszczalne anulowanie faktury. Sprowadza się to do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz wpisania na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania), która uniemożliwia ich powtórne wykorzystanie. Anulować można faktury, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych sytuacji, gdy faktura dokumentuje czynność, która rzeczywiście nie była dokonana. Oprócz tego należy pamiętać, że anulowanie faktury VAT trzeba traktować w sposób wyjątkowy i wykorzystywać tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Obowiązkiem podatnika jest dołożenie należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.
Jak anulować fakturę?
Zgodnie ze słowami z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS, anulowanie faktury powinno mieć kilka etapów:
-należy przekreślić zarówno oryginał, jak i kopię faktury.
-wykonana zostaje adnotacja na temat przyczyn i okoliczności anulowania faktury, przykładowo: Faktura została zwrócona przez kontrahenta.
-najważniejsze jest to, żeby niemożliwe było powtórne wykorzystanie danej faktury.
Wynika z tego, że anulowanie faktury nie jest procesem trudnym. Jednak jest ono dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach i z procedury tej nie należy korzystać systematycznie.
Trzeba pamiętać, żeby anulowane faktury przechowywać w dokumentacji księgowej, tak jak faktury sprzedażowe.
Czy można anulować fakturę elektroniczną?
Niektórzy przedsiębiorcy zastanawiają się, co zrobić w sytuacji, gdy na przykład omyłkowo wystawiona zostanie faktura elektroniczna, a kontrahent nie ma możliwości dokonania jej fizycznego zwrotu. Odnosi się to zwłaszcza do sytuacji, w których faktury wystawiane w formie elektronicznej automatycznie księguje specjalny program do obsługi faktur. Nie można więc mieć pewności co do tego, czy dana faktura nie została uwzględniona w księgowości nabywcy. Z tego powodu przyjmuje się, że nie ma można anulować faktur wystawionych elektronicznie.
Potwierdza to kolejna interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 stycznia 2019 r. o sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK. Wynika z niej, że każda faktura elektroniczna, nawet posiadająca oczywiste błędy, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego w momencie wysłania jej na podany przez odbiorcę adres. Aby udokumentować to anulowanie nie wystarczy wydrukowanie wystawionych Faktur Elektronicznych i oznaczenie ich jako anulowane, a także wysłanie do odbiorców (Klientów) informacji, że faktury takie zostały anulowane.
Anulowanie faktur – podsumowanie
Chociaż interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wskazują, że anulowanie faktur jest możliwe, procedurę tą powinno się stosować wyłącznie w wyjątkowych przypadkach. Nie jest możliwe anulowanie faktur jedynie z powodu popełnienia błędu podczas wystawiania dokumentu. W takich sytuacjach konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
