Gdy jakiś proces związany z zarządzaniem dokumentami jest powtarzalny, można go zautomatyzować. Oszczędza to czas i energię pracowników. Ponadto do automatyzacji procesów biurowych nie potrzeba dużych inwestycji ani w sprzęt, ani w oprogramowanie.
Choć automatyzacja może kojarzyć się z robotami przemysłowymi czy procesami produkcyjnymi, którymi sterują komputery, to procesy biurowe również można automatyzować. Jednak tu roboty nie zastępują ludzi, jak często dzieje się w dużych fabrykach. Ich zadanie polegać ma głównie na wspomaganiu ludzi. Najczęściej są to roboty wirtualne lub po prostu programy stworzone specjalnie dla optymalizacji konkretnego procesu.
Czym jest automatyzacja procesów biurowych?
Automatyzacja to po prostu wdrożenie programów przejmujących powtarzalne, niezmienne i manualne procesy, które związane są z zarządzaniem i obsługą dokumentów.
Są to zwykle procesy czasochłonne i uciążliwe dla pracowników. Bez względu na to, czy operują na dokumentach fizycznych, czy cyfrowych. Warto pamiętać, że obsługę każdego takiego procesu można oddać programowi.
Oszczędność czasu i energii pracowników
Korzenie takiego podejścia można znaleźć w lean management, gdyż usprawnienia takie bazują na likwidacji marnotrawstwa. Cyfryzacja daje w tym względzie szerokie możliwości. Ponadto usprawnienia tego typu łatwo skalować, a następne wprowadzać sukcesywnie. Warto zaznaczyć, że koszty udoskonaleń w obsłudze dokumentów, z wykorzystaniem automatyzacji, są minimalne.
Nie można zapomnieć o tym, że digitalizacja sama w sobie nie wystarcza, by mówić już o automatyzacji procesów biurowych. Dokumenty cyfrowe często przerabia się wciąż ręcznie – tak jak wcześniej papierowe. Jednak z powodzeniem można to przekazać odpowiednim programom.
Automatyzacja procesów biurowych krok po kroku
Cały proces należy rozpocząć od dokładnego zmapowania procesów. Należy je rozłożyć na czynniki pierwsze i dobrze przestudiować cały ich przebieg. Pomoże to we wskazaniu miejsca możliwych usprawnień. Potem trzeba dobrać takie narzędzia, które w ramach tych konkretnych procesów przyniosą najlepsze rezultaty.
Automatyzacji można poddać wszystkie powtarzalne czynności w biurze związane z obsługą dokumentów, które wykonywane są manualnie. Bez względu na to, czy bazujemy na dokumentach fizycznych, czy cyfrowych.
Warto pamiętać, że możliwa jest punktowa automatyzacja procesów biurowych, ale istnieją także rozwiązania kompleksowe. Oznacza to, że usprawnienia takie mogą być wprowadzane stopniowo. Nawet drobne udoskonalenia przynoszą wymierne korzyści. Punktowe zmiany, choćby niewielkie, pozwalają poprawić ergonomię pracy i workflow w procesie. Widoczne jest to także w oszczędności czasu pracy.
Jakie firmy powinny być zainteresowane punktową automatyzacją procesów biurowych? Głównie takie, które z różnych powodów nie korzystają z rozbudowanych i skomplikowanych programów do organizacji zarządzania czy przepływu informacji w ramach procesów biurowych.
Automatyzacja jest lekka
Nie trzeba od razu inwestować w twardą infrastrukturę ani nawet w drogi software. Przy automatyzacji zarządzania dokumentami korzystać można z ogólnodostępnych narzędzi programowania.
Ten aspekt jest zapewne istotny dla każdej firmy. Koszty inwestycyjne jednak naprawdę nie są duże. Wystarczy dobrze przeanalizować proces, a później dobrać odpowiednie rozwiązanie. Są to rozwiązania lekkie i przyszłościowe, a automatyzacja nie musi być też bardzo skomplikowana technicznie.
