Czy muszę informować kontrahenta, że korzystam z faktoringu?

Czy przedsiębiorca zawsze musi informować kontrahenta o tym, że korzysta z usług faktoringowych? Dowiedz się, kiedy informowanie jest konieczne, a kiedy można zachować tę kwestię dla siebie.

Czym jest faktoring i kto uczestniczy w transakcji?

Faktoring jest usługą, która pozwala finansować działalność pieniędzmi z wystawionych, lecz jeszcze nieopłaconych dokumentów sprzedaży. Przedsiębiorca przekazuje wierzytelność instytucji faktoringowej i otrzymuje część jej wartości przed datą wymagalności. Dzięki temu może pokryć wynagrodzenia, podatki lub zakup materiałów, nie czekając, aż faktura zostanie opłacona.

Usługa faktoringu poprawia płynność finansową, jeśli problemem jest długi czas oczekiwania na wpływy, a nie brak rentowności. Pozwala pokrywać koszty powstałe między wykonaniem zamówienia a otrzymaniem pieniędzy. Nie zastąpi jednak kontroli marży ani oceny wypłacalności odbiorcy.

W transakcji występują trzy strony. Faktorant to firma wystawiająca dokument, faktor wypłaca środki, a dłużnik ma uregulować zobowiązanie. Firma faktoringowa może również prowadzić monitoring rozliczeń i dochodzić zapłaty po upływie uzgodnionej daty.

Producent wystawia dokument na 40 000 zł z 60-dniowym terminem zapłaty. Zaliczka wynosi 90% tej kwoty, czyli 36 000 zł. Pozostałe środki, pomniejszone o koszt usługi, trafiają do producenta po rozliczeniu zobowiązania przez odbiorcę. Wypłacone wcześniej pieniądze z faktur mogą pokryć wydatki przypadające przed datą przelewu od klienta.

Czy trzeba uzyskać zgodę odbiorcy na cesję?

Zgodnie z art. 509 Kodeksu cywilnego wierzyciel może przenieść wierzytelność na osobę trzecią bez zgody dłużnika. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której przeczy temu ustawa, właściwość zobowiązania albo zastrzeżenie umowne. Sam fakt, że kontrahent nie chce uczestniczyć w takim rozliczeniu, nie blokuje możliwości przeniesienia należności.

Zgoda i zawiadomienie pełnią inne funkcje. Zgoda pozwala dokonać czynności, jeśli wymaga jej umowa. Zawiadomienie przekazuje informację, że cesja wierzytelności już nastąpiła, a płatność należy skierować do nowego wierzyciela.

Kiedy kontrahent musi otrzymać informację o faktoringu?

Powiadomienie jest standardowym elementem wariantu jawnego. Odbiorca otrzymuje dane nowego wierzyciela oraz rachunek, na który ma zostać dokonana zapłata. Dokument może wysłać przedsiębiorca albo faktor, zależnie od procedury zapisanej w dokumentacji finansowania.

Zgodnie z art. 512 Kodeksu cywilnego, dopóki odbiorca nie zostanie zawiadomiony o przelewie, wpłata dokonana na rzecz poprzedniego wierzyciela jest skuteczna wobec nabywcy, chyba że płacący wiedział o zmianie. Brak informacji może więc spowodować, że pieniądze trafią na dotychczasowe konto, a rozliczenie z instytucją będzie musiał przeprowadzić wystawca dokumentu.

Potwierdzenie doręczenia ogranicza spór o to, czy informacja dotarła do właściwej osoby. Może nim być podpisane pismo, zwrotna wiadomość elektroniczna albo potwierdzenie odbioru przesyłki. Sam telefon do działu księgowego nie zapewnia trwałego dowodu. W przypadku faktoringu jawnego informacja powinna dotrzeć przed dokonaniem przelewu. Jeśli pieniądze na konto twojej firmy wpłyną mimo wcześniejszej zmiany wierzyciela, trzeba rozliczyć je zgodnie z zasadami opisanymi w dokumentacji.

Faktoring jawny czy cichy – czym różnią się te warianty?

W faktoringu jawnym odbiorca wie o zmianie wierzyciela. Numer rachunku pojawia się na dokumencie sprzedaży albo w osobnym zawiadomieniu. Faktor kontroluje wpływ pieniędzy, dlatego ryzyko skierowania ich na niewłaściwe konto jest mniejsze.

Wariant cichy nie wymaga przekazania informacji przy uruchomieniu finansowania. Nabywca reguluje zobowiązanie w dotychczasowy sposób, a rozliczenia z instytucją odbywają się według odrębnych zasad. Takie rozwiązanie może wybrać przedsiębiorca, który nie chce zmieniać procedur stosowanych przez klienta.

Mniejsza kontrola nad przepływem środków wpływa na warunki oferty. Wariant cichy może przewidywać niższą wypłatę, dodatkowe zabezpieczenie lub wyższą prowizję. Przy należności na 100 000 zł różnica wynosząca 0,5 punktu procentowego podnosi koszt o 500 zł.

Jakie rodzaje faktoringu wpływają na obowiązek informacyjny?

Podział na wariant jawny i cichy dotyczy sposobu komunikacji z odbiorcą. Pozostałe warianty określają, kto ponosi skutki braku zapłaty i kiedy wypłacane są środki. Faktoring niepełny pozostawia po stronie przedsiębiorcy obowiązek zwrotu środków, jeśli odbiorca nie ureguluje zobowiązania w czasie wskazanym w dokumentacji.

Wariant pełny może obejmować ochronę przed ryzykiem niewypłacalności kontrahenta, ale tylko w granicach przyznanego limitu. Nie chroni automatycznie przed reklamacją, potrąceniem ani odmową zapłaty z powodu niewykonania zamówienia. Zakres odpowiedzialności trzeba sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy.

Faktoring zaliczkowy polega na wypłacie części wartości dokumentu przed datą jego rozliczenia. Reszta trafia do sprzedawcy po otrzymaniu środków od nabywcy i potrąceniu opłat. Sam sposób wypłaty nie przesądza, czy odbiorca zostanie powiadomiony – rozstrzyga o tym wariant jawny albo cichy.

Czy finansowanie może pozostać poufne przez cały okres współpracy?

Brak informacji na początku nie gwarantuje, że odbiorca nigdy nie dowie się o udziale instytucji finansowej. Gdy minie termin płatności, dokumentacja może pozwalać na rozpoczęcie kontaktu lub wysłanie wezwania. Zakres takich działań trzeba ustalić przed podpisaniem dokumentów.

Jeżeli firmie zależy na samodzielnym wyjaśnianiu krótkich opóźnień, powinna sprawdzić okres tolerancji. Trzeba również ustalić, kto wysyła wezwanie, kiedy uruchamiany jest regres i czy kontakt następuje w imieniu wystawcy, czy faktoranta.

Czy zakaz przenoszenia należności wyklucza faktoring?

Zakaz cesji może uniemożliwić faktoring. Przykładowy zapis stanowi, że dostawca nie może przenieść praw wynikających z kontraktu bez pisemnej zgody zamawiającego. Wysłanie zawiadomienia nie zastąpi wtedy wymaganej akceptacji.

Ten model nie służy do automatycznego omijania ograniczeń. Produkty oferowane pod nazwą wariantu cichego mogą mieć odmienną konstrukcję prawną, dlatego instytucja powinna otrzymać całą dokumentację handlową. Ukrycie klauzuli może doprowadzić do odmowy wypłaty, albo obowiązku zwrotu otrzymanych pieniędzy. Faktoring trzeba więc oceniać razem z warunkami kontraktu. Samo zaakceptowanie wniosku nie usuwa ograniczeń uzgodnionych wcześniej przez strony.

Podpisanie dokumentów bez ujawnienia ograniczeń zapisanych w kontrakcie handlowym może skończyć się cofnięciem limitu. Przedsiębiorca powinien przekazać również załączniki, regulaminy zakupowe i późniejsze aneksy, ponieważ zakaz przenoszenia praw nie zawsze znajduje się w głównej części dokumentu.

Jak poinformować odbiorcę o zmianie wierzyciela?

Zawiadomienie musi wskazywać, której transakcji dotyczy zmiana i gdzie należy skierować przelew. Ogólna wiadomość o rozpoczęciu współpracy z instytucją finansową nie wystarczy, gdy odbiorca ma kilka otwartych zobowiązań.

W piśmie powinny znaleźć się:

• dane wystawcy i nowego wierzyciela;
• numer oraz data wystawienia dokumentu;
• kwota objęta przeniesieniem;
• termin płatności;
• numer rachunku do zapłaty;
• data rozpoczęcia nowego sposobu rozliczeń;
• dane kontaktowe do osoby wyjaśniającej rozbieżności.

Wiadomość należy skierować do działu odpowiedzialnego za przelewy. Jeśli otrzyma ją wyłącznie handlowiec, zmiana może nie zostać wprowadzona do systemu księgowego. Przy większej kwocie odbiorca może potwierdzić numer rachunku z dotychczasowym opiekunem.

Co się stanie, gdy płatność trafi na poprzedni rachunek?

Jeżeli odbiorca nie wiedział o zmianie wierzyciela, przelew na wcześniejsze konto może skutecznie zwolnić go z zobowiązania. Otrzymane środki nie stanowią wtedy dodatkowego przychodu wystawcy. Muszą zostać przekazane zgodnie z zasadami finansowania.

Załóżmy, że wcześniejsza wypłata wyniosła 27 000 zł przy dokumencie opiewającym na 30 000 zł. Odbiorca wpłaca całe 30 000 zł na rachunek sprzedawcy. Wykorzystanie tej kwoty na bieżące wydatki może doprowadzić do naliczenia odsetek, wstrzymania kolejnych wypłat albo wypowiedzenia współpracy.

Czy poinformowanie odbiorcy może zaszkodzić współpracy?

Informację najlepiej ograniczyć do zmiany sposobu rozliczenia. Nie trzeba opisywać kondycji finansowej firmy. Wystarczy wskazać, że obsługa należności została przekazana innemu podmiotowi, natomiast ceny, dostawy, reklamacje i pozostałe warunki pozostają bez zmian.

Nagła wiadomość z nieznanym rachunkiem może zostać potraktowana jako próba wyłudzenia. Najpierw można przesłać krótką zapowiedź od znanego opiekuna, a następnie formalne zawiadomienie. Taka kolejność ułatwia zweryfikowanie danych bez wstrzymywania przelewu.

Kiedy skorzystać z faktoringu jawnego, a kiedy z cichego?

Model jawny pasuje do firm, których odbiorcy akceptują przelewy na rachunek faktora. Bezpośredni wpływ środków zmniejsza ryzyko, dlatego oferta może przewidywać wyższą wypłatę albo niższe koszty.

Faktoring cichy można wybrać, gdy zmiana procedur księgowych po stronie nabywcy byłaby trudna lub sprzedawcy zależy na poufności. Przed decyzją trzeba porównać prowizję, odsetki, zasady regresu i moment rozpoczęcia windykacji. Możliwość zachowania dotychczasowych rozliczeń nie powinna przesłaniać dodatkowych opłat.

Jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z faktoringu, powinien porównać oba warianty na tej samej transakcji. Przy kwocie 80 000 zł i finansowaniu przez 60 dni należy zestawić wysokość wypłaty, łączny koszt oraz skutki opóźnienia.

Jak policzyć koszty faktoringu przed podpisaniem dokumentów?

Łączna cena może obejmować prowizję, odsetki, abonament, opłatę za limit oraz koszt oceny odbiorców. Przy dokumencie na 50 000 zł prowizja wynosząca 1% daje 500 zł. Do tej kwoty trzeba dodać odsetki i pozostałe opłaty wskazane w tabeli cen.

Porównanie powinno obejmować ten sam okres i tę samą kwotę wypłaty. Jeśli jedna oferta przewiduje 90% wartości na 60 dni, a druga 80% na 30 dni, samo zestawienie prowizji prowadzi do błędnego wyniku. Trzeba policzyć, ile kosztuje możliwość sfinansowania konkretnego wydatku do dnia spodziewanego wpływu. Faktoring można porównać rzetelnie dopiero po uwzględnieniu wszystkich składników ceny. Przy wyborze usługi finansowania faktur trzeba sprawdzić również minimalną opłatę oraz koszt niewykorzystanego limitu.

Jakie perspektywy ma firma po uruchomieniu finansowania?

Finansowania nie należy oceniać wyłącznie na podstawie pierwszej wypłaty. Możliwość dalszej współpracy zależy od częstotliwości wystawiania dokumentów, terminowości odbiorców i wykorzystania przyznanego limitu. Stały koszt abonamentu będzie niekorzystny dla firmy zgłaszającej jeden dokument na kilka miesięcy.

Rozwiązanie ułatwia zachowanie płynności finansowej, gdy sprzedaż jest rentowna, ale wpływy pojawiają się później niż zobowiązania. Nie naprawi trwałej straty ani zbyt niskiej marży. Firma powinna co miesiąc zestawiać koszt z korzyścią wynikającą z wcześniejszego dostępu do środków.

Zawarcie umowy faktoringowej powinno poprzedzać sprawdzenie okresu obowiązywania, zasad wypowiedzenia i minimalnego obrotu. W umowie faktoringowej mogą znaleźć się również opłaty za niewykorzystany limit faktoringowy oraz obowiązek zgłaszania wszystkich dokumentów wystawionych danemu odbiorcy. Faktoring sprawdzi się przy regularnej sprzedaży, jeśli korzyść z wcześniejszego wpływu przewyższa pełny koszt.

Podsumowanie

Faktoring jawny wymaga poinformowania odbiorcy o zmianie wierzyciela i przekazania mu nowego numeru rachunku. Wariant cichy nie wiąże się ze standardowym zawiadomieniem, lecz może być droższy lub wymagać dodatkowych zabezpieczeń. Zgoda odbiorcy jest potrzebna, jeśli taki warunek przewiduje umowa albo przepisy. Brak skutecznego powiadomienia może sprawić, że kontrahent wpłaci pieniądze na poprzednie konto.